Una solicitud cara a cara es 34 veces más exitosa que un correo electrónico
“Una solicitud cara a cara es 34 veces más exitosa que un correo electrónico”. Una afirmación sorprendente para algunos, evidente para otros.
Según el trabajo de Vanessa K. Bohns – profesora asistente de Comportamiento Organizacional en la Escuela ILR de la Universidad de Cornell y publicado por el Journal of Experimental Social Psychology, es – triste pero cierto – que las solicitudes – en este caso para donación – son mas efectivas que las enviadas por e-mail.
El error
Las personas tienden a sobrestimar el poder de su persuasión a través de la comunicación basada en texto. Los participantes que usaron el correo electrónico estimaron que en promedio 5.5 de cada 10 personas estaría de acuerdo en aportar. Esta diferencia no fue estadísticamente significativa pero los participantes que hicieron solicitudes por correo electrónico se sentían esencialmente tan confiados en la efectividad de sus peticiones como aquellos que hicieron sus solicitudes cara a cara, a pesar de que las solicitudes cara a cara eran 34 veces más efectivas que las enviadas por correo electrónico.
La causa
Según el estudio la reticencia a aportar vía correo electrónico fue la desconfianza de las comunicaciones vía correo electrónico.
La reflexión
El comportamiento humano en este caso se contrapone a la eficiencia, ciertamente es más eficaz y debemos identificar qué eventos involucran una acción voluntaria manifiesta.
Como reflexión final puedo identificar que como auditor y durante los encargos de auditoria las solicitudes de información a unidades operativas, dueños de proceso o gerentes funcionales no son de lo más eficientes. La tendencia actual es a conducir auditorias a través de herramientas informáticas que soporten, de forma comprensiva, todas las solicitudes de información. El correo electrónico es el medio menos indicado para ello a causa de su mal uso extendido: como archivo, recordatorios, elementos de prueba o incluso para “formalizar un pedido verbal”. Por otro lado existe un componente político que no debemos olvidar pero que incrementan notablemente las lineas de texto dejando poco espacio para la razón explicita de la comunicación. Incluso los agradecimientos con copia a todos podrían ser considerados como causantes de desperdicio de movimiento.
Es necesario re educarnos en la utilización efectiva de esta herramienta y recordar que Ray Tomlinson jamás pensó que un correo podría traernos estas complejidades. Si están interesados como yo en mejorar en estos aspectos pueden contactar a un profesional de la administración de las asignaciones y gestión efectiva del tiempo: El gurú de la productividad, David Allen. Su método es revolucionario, completo y lo más importante es que reduce nuestros niveles de ansiedad para ser aún más productivos – en lo que queremos claro está.
Bonus
Si has llegado hasta aquí te dirás lo sgt: “interesante pero yo tengo una forma de organizarme y no requiero de un método adicional”
Mi respuesta – citando a E. Deming: “Si usted no puede describir lo que está haciendo como un proceso, usted no sabe lo que está haciendo”.
Finalmente, permítame compartir con usted las mismas palabras que me llevaron a este método: “El cambio es inevitable. El crecimiento es opcional.” John Maxwell.