Uno de los más grandes elementos que componen una empresa es su personal, todo el grupo humano que trabaja para ella para alcanzar un único fin-que la empresa avance en el mercado y transcienda en el tiempo-, razón por la cual las empresas invierten en su personal constantemente. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta que esa inversión de dinero que hacen las empresas tiene un impacto tributario que tiene que ser detenidamente observado para no cometer ningún error que pueda causarle a la empresa un perjuicio fiscal en el transcurso del tiempo.

A continuación vamos a desarrollar la incidencia tributaria y su manejo de los gastos vinculados al recurso humano de la empresa, así como sus condiciones y limites indicados en el artículo 37° de la del Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley del Impuesto a la Renta, aprobado por Decreto Supremo N° 179-2004-EF (LIR).

1. Diferencia entre remuneración y renta de quinta.

La remuneración es todo lo que percibe el trabajador por sus servicios prestados y que representa una ventaja o beneficio patrimonial para él y su familia, sin tener en cuenta la condición, el plazo o la modalidad de entrega[1], salvo que, ciertamente, se encuentre excluido.

Las normas laborales tienen una definición concreta sobre la remuneración, el artículo 6º de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral (LPCL) señala que es remuneración “para todo efecto legal el íntegro de lo que el trabajador recibe por sus servicios, en dinero o en especie, cualesquiera sean la forma o denominación que se les dé, siempre que sea de su libre disposición”. A ello, habría que agregar lo expresado en el artículo 10º del Reglamento de la Ley de Fomento del Empleo (LFE), aprobado por Decreto Supremo Nº 001-96-TR: “El concepto de remuneración definido por los artículos 39º y 40º de la Ley –hoy artículos 6º y 7º de la LPCL–, es aplicable para todo efecto legal, cuando sea considerado como base de referencia, con la única excepción del Impuesto a la Renta que se rige por sus propias normas”.

A partir de lo expuesto en la LPCL y el Reglamento de la LFE, podemos apreciar que estamos ante una definición genérica y amplia sobre los alcances del concepto remunerativo y que se aprecia en la mayoría de las legislaciones en América Latina[2] . Así, las prestaciones que percibe el trabajador deben ser calificadas, en principio, dado el concepto “totalizador” y la “vis atractiva”[3] o la concepción total y comprensiva de cuantos beneficios perciba como contraprestación de sus servicios, como remunerativas. Si existiera alguna duda sobre los alcances de un concepto que percibe el trabajador, debería privilegiarse por el carácter remunerativo del mismo.

De la misma manera en la LIR, tenemos una definición genérica de renta tributaria, la cual la encontramos en el literal a) del artículo 34º de la LIR. En efecto, este precepto indica que son rentas de quinta categoría de los trabajadores dependientes los “sueldos, salarios, asignaciones, emolumentos, primas, dietas, gratificaciones, bonificaciones, aguinaldos, comisiones, compensaciones en dinero o en especie, gastos de representación y, en general, toda retribución por servicios personales”.

De ello se desprende que como parte de la retribución de quinta categoría están comprendidas: las gratificaciones ordinarias y extraordinarias, las vacaciones y la distribución de utilidades obligatoria que deben entregar las empresas, entre otros.

En suma, la definición de “remuneración” para fines laborales ha sido diseñada para determinar la afectación o no de esta a beneficios sociales, mientras que la tributaria tiene un carácter más amplio, no siendo determinante el carácter remunerativo o no de un concepto, en tanto que la Ley del Impuesto a la Renta solo alude a este para definir si califica o no como renta de quinta categoría.

En el aspecto tributario, también encontramos una definición bastante genérica que comprende una serie de conceptos expresamente como sueldos, salarios, bonificaciones –curiosamente, no aparece el término remuneración–, etc., y una cláusula genérica que importa la inclusión de los conceptos que el trabajador percibe por los servicios prestados –se rescata el carácter contraprestativo de las rentas e importa una expresión de la regla general del artículo 1º de la propia LIR sobre rentas que se derivan del trabajo-. Se debe destacar la apuesta de la LIR por contar con una definición genérica de renta, siendo los conceptos excluidos las condiciones de trabajo y las exoneraciones e inafectaciones que, ciertamente, tienen menor alcance que el previsto en las normas laborales.

1. Conceptos no Remunerativos:

 En materia laboral, los importes entregados a favor de los trabajadores se clasifican como conceptos remunerativos y no remunerativos, a efectos del cálculo de beneficios sociales.

En el artículo 19° de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios se hayan descritos los principales conceptos no remunerativos, y todos estos tienen como común denominador no incidir en el cálculo de beneficios sociales ni en el de las remuneraciones asegurables para determinar tributos y aportes legales, toda vez que no le permiten un enriquecimiento permanente al trabajador.

Entre los conceptos que no califican como remuneración tenemos:

Como se puede visualizar la naturaleza remunerativa o no remunerativa no necesariamente tendrá relevancia en el cálculo de impuestos, a menos que la normativa expresamente lo señale, ya que en el plano tributario no necesariamente se presenta el mismo efecto, puesto que las reglas que determinan el Impuesto a la Renta de los trabajadores se rigen bajo otros parámetros.

• Criterios aplicables para deducir los gastos vinculados al personal:

 1.- Principio de causalidad:

Con respecto al principio de causalidad, el artículo 37 de la LIR, que señala que “a fin de establecer la renta neta de tercera categoría se deducirá de la renta bruta los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, así como los vinculados con la generación de ganancias de capital, en tanto la deducción no esté expresamente prohibida por esta ley, en consecuencia son deducibles: (…). Para efecto de determinar que los gastos sean necesarios para producir y mantener la fuente, estos deberán ser normales para la actividad que genera la renta gravada, así como cumplir con criterios tales como razonabilidad en relación con los ingresos del contribuyente, generalidad para los gastos a que se refieren los incisos l), ll) y a.2) de este artículo, entre otros. (…)”.

Al respecto, debemos señalar que lo regulado sobre el principio de causalidad en la Ley del Impuesto a la Renta recoge lo señalado por García Mullín, quien sostiene que todas las deducciones están regidas por el principio de causalidad, esto es, que solo son admisibles aquellos gastos que guarden una relación causal directa con la generación de la renta o con el mantenimiento de la fuente en condiciones de productividad[4].

Este principio debe ser interpretado dependiendo en cada caso en concreto, y no de manera restrictiva. Asimismo, se debe entender que lo que importa es que el gasto debe ser necesario, y no necesariamente debe generar la renta, lo importante es que se haya hecho la erogación pensando en una posible generación de la renta, pero que quizás no se produce, sin embargo, el gasto igual es causal. En ese sentido, se tendrá que evaluar las circunstancias especiales de cada empresa ya que un determinado gasto puede ser deducible para una empresa y para otra no.

2. Otros criterios aplicables para evaluar la deducción de los gastos vinculados al personal:

Revisando el primer párrafo y el penúltimo párrafo del artículo 37 de la LIR se debe verificar si el gasto es normal para la actividad que genera la renta, es razonable y proporcional y el cumplimiento del criterio de generalidad para el caso de gastos señalados en el literal l), ll) y a2) del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, referidos a gastos por aguinaldos, bonificaciones, gratificaciones y retribuciones que se acuerden al personal; gastos por servicios de salud recreativos, culturales y educativos.

Asimismo, es relevante que el gasto se haya devengado en el ejercicio gravable y/o se hayan cumplido con los requisitos establecidos en la normativa específica, para su deducción.

Desde el punto de vista formal, se tiene que cumplir con otros aspectos señalados en la jurisprudencia como son el hecho de ser reales, fehacientes y encontrarse sustentados en comprobantes de pago, en alusión a lo dispuesto por el artículo 44 de la LIR en el que se señala que no son deducibles, entre otros, los gastos que no están sustentados en comprobantes de pago.

Con respecto a la normalidad del gasto para la actividad que genera la renta en una empresa determinada, cabe señalar que lo único que se puede señalar al respecto es que el principio de normalidad se refiere a que el gasto debe ser consustancial al giro del negocio, es decir, que se encuentre relacionado a la actividad a la que se dedica la empresa, por ello es que se tiene que verificar en cada caso en concreto. También se tiene que verificar el tipo de gasto en que se incurre para la producción de la renta y/o mantenimiento de la fuente productora de renta.

Otros principios importantes son la razonabilidad y la proporcionalidad del gasto; es decir, el gasto de la empresa debe guardar relación con el ingreso de la empresa. No es razonable que una empresa con ingresos pequeños haga grandes erogaciones de dinero, pudiendo evitarlas.

Por ejemplo, la gratificación extraordinaria otorgada al trabajador debe ser razonable en relación con los ingresos de la empresa correspondientes al referido ejercicio gravable.

El principio de proporcionalidad se encuentra relacionado con el volumen de las operaciones realizadas por el contribuyente, en el desarrollo de su actividad económica.

Otro criterio a tomar en cuenta es el criterio de generalidad. De acuerdo a lo dispuesto por el penúltimo párrafo del artículo 37 de la LIR, el contribuyente debe aplicar –adicionalmente al Principio de Causalidad– el criterio de generalidad para los gastos señalados en el literal l), ll) y a2) del artículo 37 de la LIR, es decir a (i) gastos incurridos respecto del personal en virtud del vínculo laboral o con motivo del cese, (ii) gastos por servicios de salud recreativos, culturales y educativos, y (iii) el aporte voluntario con fin previsional abonado en la Cuenta de Capitalización Individual de los trabajadores cuya remuneración no exceda los 28 RMV anuales, respectivamente. Esta regla de generalidad, tiene como excepción lo señalado en la Segunda Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo N° 1120 vigente desde el 01.01.2013, el criterio de generalidad no es aplicable para la deducción de los gastos de capacitación que respondan a una necesidad concreta del empleador de invertir en la capacitación de su personal a efectos que la misma repercuta en la generación de renta gravada y el mantenimiento de la fuente productora.

1. Principales gastos derivados del vínculo laboral: 

1. Las asignaciones destinadas a cubrir provisiones por beneficios sociales: Gratificación legal, vacaciones, participación en las utilidades y la asignación familiar.

Los gastos que corresponden al otorgamiento de gratificación legal, vacaciones, participación en las utilidades obligatoria, asignación familiar, y otros beneficios sociales son provisionados en el tiempo, en aplicación de la normativa contable internacional que rige la contabilidad en nuestro país.

Desde el punto de vista tributario, van a ser deducibles a efecto de establecer la renta neta de tercera categoría siempre que cumplan con el principio de causalidad, la cual deberá ser  acreditada no solamente con la boleta de pago del trabajador sino con toda otra documentación que acredite la realización del gasto y al beneficiario del mismo. Con respecto a la deducción del gasto por participaciones de utilidades obligatorias el artículo 10 del Decreto Legislativo Nº 892 señala, que a efectos de establecer la renta neta de tercera categoría, constituye gasto deducible la participación de utilidades obligatoria que otorguen las empresas a sus trabajadores.

Todos estos conceptos señalados, los cuales califican como renta de quinta categoría de los trabajadores, deben cumplir con lo dispuesto por el inciso v) del artículo 37 de la LIR, para que puedan ser deducidos como gasto.

En ese sentido, los gastos que constituyan para su perceptor renta de cuarta y quinta categoría están condicionadas en cuanto a su deducción por parte de la empresa pagadora al hecho de que la misma haya cumplido con cancelar o pagar el monto de la renta al beneficiario de la misma antes del vencimiento del plazo para la presentación de la declaración anual del impuesto a la renta.

Si por motivos empresariales y/o financieros la empresa no cumple con abonar la renta de quinta categoría en el ejercicio o antes de la presentación de la declaración jurada anual de dicho ejercicio, la empresa tendrá que hacer una adición o reparo temporal en dicho ejercicio, y en el siguiente ejercicio cuando pague dicho monto tendrá que deducir como gasto.

2. Gasto por indemnizaciones pagadas al trabajador en el desarrollo del vínculo laboral.

Dentro del marco jurídico laboral existen supuestos en que el empleador se encuentra obligado a pagar indemnizaciones laborales a los trabajadores, entre ellas tenemos:

–Indemnizaciones por vacaciones no gozadas: De acuerdo a lo establecido por el Decreto Legislativo Nº 713, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 012-92-TR, el trabajador tiene derecho a tener treinta (30) días calendario de descanso vacacional por cada año de servicios, y los trabajadores, en caso de no disfrutar del descanso vacacional dentro del año siguiente a aquel en que adquieren el derecho, percibirán la denominada “triple remuneración vacacional”.

– Indemnización por horas extras impuestas por el empleador: Corresponde pagar esta indemnización si se demuestra que las horas extras fueron impuestas por el empleador, en cuyo caso se tendrá derecho a una indemnización equivalente al 100% del valor de la hora extra.

– Indemnización por retención indebida de la CTS: Esta indemnización se paga cuando el trabajador ha originado perjuicios a la empresa el empleador tiene derecho a retener la CTS de dicho trabajador a condición de que en el plazo de 30 días hábiles de producido el cese del trabajador interponga la demanda de daños y perjuicios contra el trabajador. En caso contrario, se producirá la caducidad del derecho del empleador a la retención de la CTS, y el trabajador podrá disponer de su CTS y además tendrá derecho a una indemnización por los días que estuvo impedido de retirar su CTS.

–Indemnización por despido arbitrario: Esta indemnización se abona cuando el empleador comete el abuso de despedir de manera injustificada al trabajador, y esto es demostrado frente a un juez, el cual obliga a la empresa a pagar esta indemnización.

En ninguno de estos supuestos, la empresa podría proceder a deducir el gasto desde el punto de vista tributario, porque ninguna de estas erogaciones al trabajador cumple con el principio de causalidad. El pago de estas indemnizaciones es responsabilidad de la empresa, es decir, son por faltas cometidas o abusos efectuados contra el trabajador. Este contexto hace que el gasto no sea razonable ni causal para la empresa.

En ese sentido, puede que se hayan devengado, que se demuestre la relación laboral con el trabajador, se cumpla con colocarlo en la boleta de pago, se verifique que no se haya retenido la renta de quinta, precisamente porque no se encuentra gravado con el impuesto a la renta, conforme lo señala el artículo 18° de la LIR; sin embargo, por el principio de causalidad, el gasto tendrá que ser reparado.

3. Gratificaciones entregadas a los trabajadores.

Dentro del rubro de las gratificaciones que se otorgan a los trabajadores tenemos de un lado a las gratificaciones legales u ordinarias las cuales son las gratificaciones de Fiestas Patrias y de Navidad obligatorias; y de otro lado, tenemos a las gratificaciones extraordinarias que se otorgan como una liberalidad del empleador. En este último caso, estamos frente beneficios económicos que nacen de la voluntad del empleador, por lo que, son otorgados “a título de liberalidad”. En consecuencia, no existe obligación de la empresa de otorgarlas ni tampoco derecho del trabajador a exigirlas y califican como renta de quinta categoría tan igual como las gratificaciones ordinarias. La pregunta sería. ¿Cuál de estas califican como gasto deducible? Y ¿si por el hecho de gravarlas con la renta de quinta, permite a la empresa deducirlas como gasto?

• Gratificación extraordinaria: Estos pagos se rigen por lo señalado en el inciso l) del artículo 37° de la LIR y existen varias razones por las cuales el empleador otorga gratificaciones extraordinarias a los trabajadores que se encuentran en la planilla, sin embargo, lo más lo más importante en este caso para deducir como gasto este desembolso, es que se encuentre dentro de la política de la empresa; es decir, se encuentre documentado o en todo caso dentro de un convenio colectivo y además sea pagado en el ejercicio que corresponde o hasta antes de la presentación de la declaración jurada, tal como lo señala el inciso v) del artículo 37° de la LIR.

Para el caso del trabajador, este monto debe encontrarse en la boleta de pago del trabajador y se encuentran gravado con el impuesto a la renta de quinta categoría.

• Gratificación ordinaria: Como lo hemos señalado es una entrega obligatoria que hace el empleador, es un beneficio laboral que se encuentra regulado en la Ley N° 27735. En ese sentido, no sólo es gasto deducible para la empresa sino que califica como renta de quinta para su perceptor, y de igual manera debe ser pagado en el ejercicio que corresponde o hasta antes de la presentación de la declaración jurada, tal como lo señala el inciso v) del artículo 37° de la LIR.

4. Entrega de asignaciones no remunerativas y aguinaldos: 

En el literal g) del artículo 19° de la LCTS indica que las asignaciones por cumpleaños, matrimonio, nacimiento de hijos, fallecimiento y aquellas de semejante naturaleza (por bautizo de hijo, aniversario de bodas, etc.) y las que se otorguen por determinadas festividades siempre que sean consecuencia de una negociación colectiva (por ejemplo, sería el aniversario de la empresa) no son remuneraciones. Las primeras, serían asignaciones personales de los trabajadores y las segundas, generales–inclusive, se supedita la percepción del beneficio a la existencia de un convenio colectivo que disponga su entrega–, por ciertas festividades.

En este caso, dichas asignaciones califican como gasto deducible para efecto del impuesto a la renta, tal como lo señala el inciso l) del artículo 37 de la LIR, y califican como renta de quinta para el trabajador dado que se otorga dentro del marco del vínculo laboral y responden a un acto de liberalidad del empleador; por lo tanto, igual deben cumplir con lo indicado en el inciso v) del artículo 37 de la LIR.

De la misma manera los aguinaldos entregados a los trabajadores como canastas navideñas, el vale del pavo, el vale de consumo en un supermercado etc., califican como renta de quinta para el trabajador; por lo tanto, debe encontrarse en la boleta de pago del mes en que se entregue el aguinaldo. Cabe precisar que, no tiene una naturaleza remunerativa.

Desde el punto de vista formal, para que la empresa proceda con la deducción del gasto, deberá:

-Contar con una lista con los nombres y apellidos, firma y número de DNI de los trabajadores (se entiende sólo personal en planilla) que reciben el aguinaldo.

-Deberá emitir un comprobante de pago (boleta de venta) por el aguinaldo.

-Se tiene que colocar el valor de mercado como base imponible y se debe gravar con el IGV[5].

-Deberá colocar ese aguinaldo en la boleta de pago del trabajador y retener el impuesto a la renta de quinta categoría.

-Deberá contar con el comprobante de pago de compra.

-Se deberá efectuar la bancarización de corresponder.

-Deberá cumplir con los principios de razonabilidad, proporcionalidad y generalidad.

5. Gastos por servicios de salud y las enfermedades de los trabajadores asumidos por el empleador.

Estos gastos de salud se encuentran regulados en el inciso ll) del artículo 37° de la LIR y son gasto deducible para la empresa, porque son desembolsos en que incurre la empresa para brindar atenciones médicas y de medicinas a sus trabajadores; es decir, en una relación de dependencia entendida como la correspondiente a un contrato de trabajo. En ese sentido, están vinculados con el mantenimiento de la fuente productora de renta a que se refiere el primer párrafo del artículo 37° de la LIR. Asimismo, también se debe cumplir con el principio de razonabilidad en relación con los ingresos del contribuyente y generalidad.

En estos gastos la empresa o el empleador se encuentra obligada a acreditar la causalidad del gasto y la realización efectiva del mismo no solamente con el comprobante de pago correspondiente, sino con toda otra documentación que acredite la realización del gasto y al beneficiario del mismo.

Desde el punto de vista del trabajador, los gastos por servicios de salud y los gastos de enfermedad de los trabajadores en los que incurra la empresa no son consideradas como rentas de quinta categoría, dado a que no están comprendidos en el artículo 34° de la LIR. 

6. Gastos recreativos incurridos respecto del personal de la empresa.

Los gastos recreativos se encuentran regulados en el inciso ll) del Artículo 37° de la LIR, y son desembolsos que realiza la empresa para la realización de eventos que organiza con ocasión de fiestas navideñas o conmemorativas, como es el caso del día del trabajo, aniversario de la empresa, reuniones de fin de año, etc., existiendo un consenso generalizado de que tales actividades contribuyen a la formación de un ambiente propicio para la productividad del personal, en ese sentido, están vinculados con el mantenimiento de la fuente productora de renta a que se refiere el primer párrafo del artículo 37 de la LIR.

Debemos precisar que los gastos recreativos tienen un límite, en ese sentido, son deducibles, en la parte que no excedan del 0.5% de los ingresos netos del ejercicio con un límite de (40) cuarenta Unidades Impositivas Tributarias. Por tanto, de excederse dicho monto el gasto será reparable.

Con respecto a la acreditación de la causalidad, tenemos que para la Administración Tributaria, a través de su Directiva Nº 009-2000/SUNAT, esta debe encontrarse sustentada, entre otros:

1. a) Con comprobantes de pago debidamente emitidos conforme al Reglamento de Comprobantes de Pago.
2. b) Con otros documentos que acrediten fehacientemente el destino del gasto y, de ser el caso, su beneficiario.
3. c) Teniendo en cuenta la proporcionalidad y razonabilidad de los gastos, esto es si corresponden al volumen de operaciones del negocio.

Los gastos por servicios recreativos de los trabajadores en los que incurra la empresa no son rentas de quinta categoría para el trabajador, no están comprendidos en el artículo 34° de la LIR, el cual señala que se considera como renta de quinta categoría la obtenida por el trabajo personal prestado en relación de dependencia, incluidos cargos públicos electivos o no, como sueldos, salarios, asignaciones, emolumentos, primas, dietas, gratificaciones, bonificaciones, aguinaldos, comisiones, compensaciones en dinero o en especie, gastos de representación y en general toda retribución por servicios personales. 

7. Gastos de viaje de trabajadores: 

Los gastos de viaje comprenden los gastos de transporte y viáticos (alojamiento, alimentación y movilidad), que se encuentran regulados en el inciso r) del artículo 37 de la LIR.

Para el caso de los gastos de viáticos a nivel nacional deben estar sustentados con comprobantes de pago que reúnan los requisitos mínimos que establece el reglamento de comprobantes de pago.

Los gastos de viáticos que comprendan alimentación y movilidad en el exterior deben ser sustentados con documentos emitidos en el exterior de acuerdo a las disposiciones legales del país correspondiente en la que conste por lo menos la siguiente información: nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o el prestador de servicio; la naturaleza u objeto de la operación y la fecha y el monto de la misma, los cuales corresponden a los requisitos a que hace referencia el artículo 51-A de la LIR. Conforme lo indicado en el inciso n) del artículo 21° del Reglamento de la LIR, dichos gastos también pueden ser sustentados con una declaración jurada de la persona que realizó el viaje, en tal caso el sustento del gasto solo será del 30% del máximo deducible.

En este tipo de gastos, el empleador se encontrará obligado a acreditar la causalidad del gasto y la realización efectiva del gasto no solamente con el comprobante de pago correspondiente sino con toda otra documentación que acredite la realización del gasto y al beneficiario del mismo.

Desde el punto de vista del trabajador, los gastos de viaje en los que incurra la empresa para enviar a un trabajador (se entiende sólo los que se encuentran en planilla) no son consideradas como rentas de quinta categoría, pues no están comprendidos en el artículo 34 de la LIR. El gasto se realiza como parte de una necesidad de la empresa de enviar al trabajador a realizar alguna labor fuera o dentro del país, no es un beneficio para el trabajador.

[1] MORALES CORRALES, Pedro. “Remuneraciones”. En: Revista Actualidad Laboral. Lima, junio de 1999, pág. 9.

[2] A título de ejemplo, puede verse el artículo 128º del Código de Trabajo de Colombia, el artículo 95º del Código de Trabajo de Ecuador, el artículo 133º de la Ley Orgánica de Trabajo de Venezuela, los artículos 457º y 458º de la Ley de Consolidación de Leyes de Trabajo de Brasil, el artículo 361º del Código de Trabajo de Honduras y el artículo 141º del Código de Trabajo de Panamá.

[3] Las frases corresponden a MONEREO PÉREZ a propósito de la fórmula legal española, muy parecida a la peruana. Respecto del contenido de la reforma española, véase MONEREO PÉREZ, José Luis. El salario y su estructura después de la reforma laboral de 1997. Ed. Tirant lo Blanch. Valencia, 1998, págs. 13 y ss.

[4] GARCÍA MULLÍN, Juan Roque. Manual del Impuesto a la Renta. Buenos Aires, 1978, p. 62.

[5] Este IGV de ventas luego se compensará con el IGV de compra del aguinaldo, el efecto termina siendo neutral. Cabe precisar que este IGV de ventas tiene que ser asumido por la empresa y el gasto no es deducible.