Al parecer el aspecto público de la tarea notarial se torna gradualmente más formal, toda vez que el incremento de actos que buscan su fe pública implican complejidad y hacen necesaria la búsqueda de nuevas formas de ser controladas, es por ello que nuevamente hace falta recurrir a instituciones jurídico – notariales que cumplan las expectativas de dicho control, esta vez en el modelo notarial mexicano, el cual nos permitiría insertar las mejoras en nuestro sistema notarial peruano.
Conforme a lo establecido en el Decreto Legislativo No.: 1049 “Decreto Legislativo del Notariado”, el acto de certificación de firmas no está comprendido ni dentro de los actos extraprotocolares, tal vez por la simplicidad del procedimiento o por la sensatez de los interesados quienes buscan únicamente darle validez a documentos privados de poca relevancia, sin embargo, a nivel jurídico se han ampliado las discrepancias en razón de la autenticidad de diferentes firmas, puesto que por más simples que sean los documentos con firmas legalizadas estos logran cambiar el rumbo de complejos y extensos procesos judiciales, lo cual repercute de manera dubitativa en la delicada importancia orientada a la certificación de firmas, máxime si carece de la estimación que se merece.
Por ello es que dirigimos nuestro interés, ya que el destino de dichas certificaciones y/o verificaciones debería de tener la característica de instrumento publico extraprotocolar, característica en la cual nos enfocaremos para plantear las futuras reformas en el manejo de los libros y registros del notario, más aun tomando en consideración que la actual coyuntura nos ha dotado de mecanismos electrónicos aprovechables para todo contexto, es así que un correcto manejo en los procedimientos administrativos y un adecuado criterio en las decisiones parlamentarias deberían coadyuvar a lograr el objetivo de plantear dichas modificaciones al contenido de la Ley en mención.
Básicamente se debe de comprender la función calificadora del notario, desde la perspectiva jurídica, que radica en el hecho de otorgar certeza jurídica a los actos que reúnen los requisitos y la forma que determine la ley, sin embargo, resultaría ajetreado el procedimiento de redactar el contenido de todos los actos sujetos a certificación de firmas, no obstante, a partir de la concepción simplificadora el notario debería de verificar el contenido de los documentos redactados fuera del despacho notarial y dar fe de la legalidad de su contenido, principalmente a la individualización de los interesados (generales de Ley), consiguientemente proceder a explicar a los firmantes los términos y la legalidad que implica el documento para luego autorizar que impriman su firma al final de dicho documento, de la misma forma, debe de constar la fe de los documentos por medio de los cuales se acredita la personalidad de los interesados, fe de conocimiento y capacidad legal de estos, fe de lectura y explicación del contenido del documento y fe del otorgamiento de la voluntad de las partes, posterior a lo cual correspondería realizar el sellado correspondiente y la asignación de un número único que guarde vinculo y conste en el registro, para finalmente proceder a firmar dicho acto como un todo (un solo acto notarial).
Así las cosas, el notario resulta ser un responsable solidario por las implicancias administrativas, penales, civiles, morales y hasta tributarias respecto del grado de legalidad del contenido de los documentos que se legalicen por intermedio de su capacidad publica, por ello es que corresponde establecer mecanismos cada vez más rigurosos y precisos destinados a garantizar la seguridad y la credibilidad de dichos actos. No obstante, de esa forma se debe pretender una mayor responsabilidad en el contenido de contratos y otras actuaciones, para garantizar la transparencia ante el estado y, por otra parte, implantar un registro que nos permita acceder con mayor facilidad a las firmas certificadas cuando así se requiera.
Carecer de las facultades antes citadas significaría ir en contra del orden público o de las buenas costumbres, lo cual generaría la nulidad del acto y, consiguientemente, un entorpecimiento temerario en los procedimientos, lo cual debería de ser inspeccionado y fiscalizado por el colegio de notarios de la jurisdicción a fin de establecer los medios administrativos pertinentes a fin de sancionar o prevenir todo tipo de actos que contravengan a la legalidad y voluntad de la sociedad.