El aporte de las Tecnologías de la Información en la Archivística

La Archivística a lo largo de los tiempos se ha mantenido controlada, para buscar maneras de almacenamiento, conservacion y restauración de documentos, pero con la llegada de las TICs(Tecnologías de Información y Comunicación), la Archivística pasó a nuevas formas de almacenar y gestionar información, sisitematizando los archivos a los medios digitales para brindar un mejor servicio y seguridad, usando bases de datos para una rapidez cada vez mejor ya que con sólo colocar un dato necesario se podrá hallar toda la información necesitada.

Nuevas tecnologías al servicio de la Archivística:

La informática es una herramienta muy útil para la realización de muchos procesos archivísticos.Una aplicación nueva de la informática para la Archivística son las bases de datos,las cuales por medio de las redes electrónicas pueden conseguir sistematizar la información de la Archivística para lograr que todos los procesos administrativos se realicen por medio de los medios informáticos.

En el caso de la Archivística,el impacto de las nuevas tecnologías de la información debe ser establecido en relación de los archivos y muy especialmente con los documentos generados en soportes electrónicos. Y de ellos depende la integridad de la información generada en las organizaciones.

El intercambio electrónico de datos constituye un nuevo foco de atención que se perfila como la vía más decisiva a la oficina sin papel.

Las bases de datos como conjunto de textos, cifras, imágenes o combinación de todos elllos, registrados de tal manera que puedan ser leídos por una máquina y organizados según un programa que permita su localización y recuperación ya sea de tipo referencial o factual, constituye otra herramienta que permite obtener guías de recursos de información archivística con información acerca de los archivos de los instrumentos de descripción disponibles. Actualmente, las bases de datos en soporte óptico (principalmente en CDROM) permite el acceso y la consulta local de la información que contiene y en principio hacen innecesaria la conexión a alguna red de telecomunicación puesto que simplemente la introducción del disco en un lector de discos compactos permite visualizar los datos en una terminal de computadora.

En los procesos de archivo y conservación de documentos, las tic´s han logrado un proceso de evolución más profundo en cuando a la conservación de documentos.Los medios técnicos de conservación autorizados a cualquier comerciante permiten conservar los archivos utiílizando cualquier medio técnico que garantice la producción exacta de documentos tales como la microfilmación, micrografía y en discos ópticos. De esta forma podemos tener un acceso mas fácil en cuanto a la búsqueda de documentos antiguos y los recientes.

Los avances tecnológicos, sus ventajas y desventajas en cuanto a los procesos archivísticos:

Las tecnologías digitales han sido una herramienta fundamental para el manejo de información en empresas, entidades e instituciones.Por ejemplo en nuestra especialidad se ve reflejado el uso de soportes digitales (cd, dvd, correos electrónicos) para almacenar información.

Ventajas: almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información con diferentes formas (sonido, imagen, video,etc), además de permitir una mayor organización en muy poco espacio.

Desventajas: Es más facil de alterar el contenido de la información, existe incompatibilidad entre equipos tecnológicos, hay un alto riesgo de pérdida de información.

Recomendaciones: Tener copias de seguridad de toda la información, actualizar en soportes más duraderos garantizando la conservación de la información con el paso del tiempo y la evolución de las tecnológias.

Fuente:
http://diamediosrda.wikispaces.com/Area+de+Archivistica