Gestión de Contratos y Equipos de Alto Rendimiento en Proyectos de Construcción

RESUMEN
La práctica profesional de la gerencia de proyectos es fundamental para el desarrollo de las organizaciones de primer nivel. Por lo que se ha generado una gran cantidad de bibliografía, estándares, software, etc., que muchas veces es poco práctico.
La intención de esta presentación es exponer una forma práctica y sencilla de aplicar un enfoque de gerencia de proyectos aplicado a la contratación y a la formación de equipos de alto rendimiento que genera resultados satisfactorios.
Este enfoque ha sido validado en varios proyectos de infraestructura y edificación ejecutados en nuestro país.
Palabras Clave: Gerencia de proyectos, aplicación práctica, construcción, contratación, equipos de alto rendimiento.



1. INTRODUCCIÓN
Cuando se inicia un nuevo proyecto, una de las primeras actividades es pensar en los posibles miembros del equipo debido a que buena parte del éxito del proyecto depende de la calidad y desempeño del mismo. Sin embargo, la búsqueda de profesionales (mediante un proceso de reclutamiento o a través de contratación externa) se hace considerando fundamentalmente los antecedentes académicos y experiencia de los candidatos dejando en un segundo o hasta en un tercer plano la evaluación de la personalidad del individuo y el rol que este asumirá en el equipo.

Estas actividades corresponden al proceso de “Adquirir el Equipo del Proyecto” según
la Guía el PMBOK III edición y a pesar de ser uno de los procesos más importantes dentro de la Gerencia de Recursos Humanos, muy pocas veces es realizado correctamente. Es muy común en los proyectos que las cosas empiecen a marchar mal a partir de una mala relación entre los mismos miembros del equipo, de éstos con el líder e incluso con el cliente. Quién no ha vivido un caso en el que el constructor se fue del proyecto y éste se retrasó, el jefe de proyecto discutió con la supervisión o el cliente y producto de eso se dañó la relación y se perjudicó el proyecto y nosotros mismos. Muchos problemas se dan ya que al surgir éstos nadie asume la responsabilidad y todos tratan de culpar a otros, o se presentan complicaciones por no tener un conocimiento adecuado del tipo de contrato, o del modelo de contratación o simplemente porque el equipo del proyecto es disfuncional, esto es una situación inherente a los proyectos, la mayoría presentan esos tipos de problemas durante su desarrollo, es por eso que debemos conocer bien las herramientas y saber cuál es nuestra función dentro del proyecto.



2. TIPOS DE CONTRATO

Descripción de algunas de las características de los tipos de contrato.

SUMA ALZADA

Aplicación
- El alcance y objetivos del proyecto deben estar claramente definidos
- Cuando el cliente quiere minimizar sus recursos de administración de contratos
- Proyectos en los que se tiene el diseño completo
- Van de la mano con los concursos de licitación

Principales Características
- Se conoce la cantidad de trabajo a realizar
- Se conoce el monto de los trabajos a realizar (se reduce incertidumbre y riesgo)
- Flexibilidad mínima ante los cambios, no usar si se esperan modificaciones
- El monto del contrato es inmodificable
- Cliente traslada todo el riesgo al contratista
- No se incentiva la calidad de los trabajos más allá de las especificaciones


PRECIOS UNITARIOS

Aplicación
- Cuando no existe definición clara de alguno de los trabajos a realizar, el cual se cotiza por unidad de medida
- Cuando el tipo de trabajo está claramente definido
- Proyectos de riesgo de bajo nivel y cuantificable
- Proyectos en los que se esperan pocos cambios en la programación
- Obras del sector público (caminos y puentes)

Principales Características
- Cantidad de trabajo a realizar no se conoce al momento de hacer la propuesta
- Precio final del trabajo no se conoce hasta terminar la obra
- Tiene cierto grado de flexibilidad para los cambios
- Poca participación del cliente en el desarrollo del proyecto
- Requiere control minucioso de las cantidades de trabajo realizado
- Poca flexibilidad para incluir nuevos trabajos
- Fomenta proceso de licitación muy competitivo
- Debe definirse claramente en qué consiste el trabajo a realizar
- Resolución de reclamos y disputas es bastante difícil, se desarrollan relaciones adversas

INCENTIVOS Ó POR ADMINISTRACIÓN

Aplicación
- Cuando exista definición poco clara del trabajo a realizar al momento de la licitación
- Cuando el cliente desea participar activamente del desarrollo y manejo del proyecto
- Recomendable para proyectos técnicamente complejos
- Recomendable en proyectos con riesgo difícil de cuantificar
- Cuando se esperen modificaciones substanciales en el diseño conforme se ejecuta el proyecto
- Cuando se disponen de documentos provisionales para el proyecto (proyectos rápidos)

Principales Características
- No requiere definir el alcance de los trabajos para empezar la ejecución
- Permite conocer los costos reales (se pueden evaluar cambios)
- Permite flexibilidad ante cambios en el diseño
- Cliente participa activamente en la fase de construcción
- Permite buen control del riesgo
- Permite al cliente proteger el costo máximo del proyecto
- Cliente y contratista deben trabajar conjuntamente para mantener costo real debajo del objetivo
- Identificación entre las partes (tienen los mismos intereses)
- Cliente debe asumir gran parte del riesgo de la construcción


3. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

Descripción de algunas de las características de las modalidades de contratación.

RECURSOS INTERNOS

Aplicación
- Proyectos de infraestructura de gran volumen para trabajos de diseño y construcción
- Trabajos de mantenimiento de edificaciones, remodelaciones y ampliaciones
- Proyectos simples

Principales Características
- No requiere preparación y firma de contrato
- Cliente retiene todos los riesgos
- Poca frecuencia de proyectos comunes hace que pueda ser ineficiente
- Proyectos similares y simples hacen que se desarrolle curva de aprendizaje
- Construcción debe ser la actividad principal del cliente
- Cliente debe tener personal calificado
- Propietario tiene mayor influencia en el proyecto (él mismo ejecuta)
- Ahorro en gastos administrativos y legales
- No hay pago a contratista (ahorro)
- Falta de competencia puede generar ineficiencias, elevando el costo

CONTRATACION DIRECTA
Aplicación
- Comúnmente usado para contratar diseñadores
- Cuando no hay suficiente información para preparar concurso de licitación
- Proyectos de cierta complejidad requieren profesionales con experiencia en proyectos similares
- Proyectos que requieren ser culminados rápido

Principales Características
- Posibles proveedores reducidos a aquellos con probada experiencia en proyectos similares
- Se reduce riesgo de contratar proveedores no aptos para el trabajo
- Contratos reiterados originan relaciones de confianza, fomentando el mutuo beneficio
- Criterios de elección no son estandarizados, puede haber falta de transparencia en el proceso
- Falta de competencia origina bajos niveles de producción, elevando los costos
- Costos de selección se reducen
- Pueden existir mejores propuestas técnicas y económicas que se desconocen

CONCURSO DE ANTEPROYECTO
Aplicación
- Usado para contratación de diseñadores
- Proyectos que requieren firma propia, proyectos de alto valor simbólico

Principales Características
- Permite participación de profesionales jóvenes con talento
- Riesgo de no contratar una solución específica, sino solo un nombre
- Estimula debate público acerca de que solución es más adecuada de acuerdo a los requerimientos
- Se puede perder objetividad en el diseño (decisión por la estética en vez de funcionalidad)
- Pueden llegar a ser muy costosos (premios)
- Permite al cliente ver una solución concreta a sus requerimientos

CONCURSO DE LICITACIÓN
Aplicación
- Para contratación de servicios de construcción
- Cuando hay muchas alternativas de proveedores
- Cuando los requerimientos del proyecto están claramente definidos
- Contratación de supervisión en proyectos de gran magnitud

Principales Características
- No se requieren negociaciones
- Riesgo de elegir contratista inadecuado si cliente no tiene experiencia en manejo del proceso
- Competencia entre postores hace que haya eficiencia en la producción
- Requiere experiencia del cliente para elaborar las bases del concurso
- Criterio de selección sólo se basa en propuesta económica
- Problemas de reclamo y conflictos por inclusión/omisión al elaborar la propuesta


4. EQUIPOS DE TRABAJO
Principales características de los equipos de trabajo por etapas para los diferentes tipos y modalidades de contratación.

4.1 Equipo Separado

4.1.1 Con contratación por Especialidades
Etapas:
- Aplicación
Proyectos en que el cliente tiene experiencia y los realiza frecuentemente
- Concepción/Diseño
Costos pueden estimarse antes de empezar la construcción
- Contratación
Hay identificación clara de las responsabilidades de cada una de las partes
- Construcción
Repartición de riesgos de construcción entre varios contratistas

4.1.2 Con Contratación General
Etapas:
- Aplicación
Proyectos en los que el cliente es inexperto en temas de construcción
- Concepción/Diseño
Constructor no participa en el diseño (no se asegura la constructabilidad)
- Contratación
Responsabilidad del manejo del proyecto repartida entre las partes
- Construcción
Cliente no controla trabajos de subcontratistas


4.2 Equipo Integrado

4.2.1 Llave en Mano
Etapas:
- Aplicación
Cuando el proyecto requiere de experiencia en el diseño/construcción debido a su complejidad.
- Concepción/Diseño
Contratista asume responsabilidad y riesgo del diseño.
- Contratación
Existe un único contrato que incluye diseño, construcción y procedimientos del know-how.
- Construcción
Contratista asume responsabilidad y riesgo de construcción.

4.3 Equipo Mediado

4.3.1 Gerencia de Construcción
Etapas:
- Aplicación
Proyectos en los que el cliente no requiere experiencia en construcción, pues tiene al CM en su representación
- Concepción/Diseño
Éxito del proyecto depende de la planificación, programación y habilidades gerenciales del CM
- Contratación
Cliente contrata y paga directamente a los contratistas
- Construcción
Cliente distribuye el riesgo de la construcción entre varios contratistas
Se hace evaluación independiente de costos y cronogramas

Implementación Exitosa de un Equipo de Alto Rendimiento en una Organización
Equipos