La razón es porque este reporte no tiene alguna base en las normas contables, constituye una práctica no normada, por otro lado podemos señalar que constituye el puente que divide el proceso de formulación de información en presentación y preparación.
A continuación procederemos a comentar el uso de sus columnas, con la finalidad de que tengamos un mejor panorama en su uso.
Cuenta y Nombre de la Cuenta.-
Si bien es un papel de trabajo de uso del contador, se extiende la costumbre de colocar simplemente los códigos de las cuentas obviando indicar su nombre por razones practicas, esto ultimo no tiene mucha incidencia en la información que se presentara en los estados financieros, ya que los códigos nos orientaran con relación al destino de los saldos.
Sumas del Mayor.-
El libro mayor cumple el papel de centralizar la información acumulada en el libro diario y colocarla de manera tal que pueda ser transferida a estas dos columnas que como su nombre lo dice, corresponde a los importes de las sumas del mayor.
Debemos recordar que cuando ya se ha terminado de realizar todo el proceso contable (que incluye los asientos de cierre) los saldos deben estar en cero, por lo tanto la hoja de trabajo siempre sea anterior a dicho proceso.
La división de la presente columna en DEBE y HABER, implica el reconocer la partida doble en el registro contable.
Saldos.-
Los saldos son producto de la diferencia entre las columnas DEBE y HABER por cada cuenta, no siempre guardan relación con las reglas de partida doble, muchas veces podemos encontrarnos con un saldo deudor de la cuenta tributos por ejemplo, por ello previamente debe realizarse el respectivo análisis de cuentas, ya que muchas veces estos saldos contienen importes que aun cuando pertenecen a una misma cuenta contable deben mostrarse en rubros diferentes en los estados financieros.
El saldo es deudor si es que el importe del debe es mayor con respecto al haber y es acreedor si es que sucede lo contrario.
Ajustes y eliminaciones.-
Existen muchos tabus frente al uso de estas cuentas, en mi opinión personal solo un asiento contable debe ser registrado en estas columnas, el del traslado del costo de ventas.
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61 Variación de Existencias
A 69 Costo de Ventas
Ó
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71 Producción almacenada ( o desalmacenada)
A 69 Costo de Ventas
Debido a que los resultados por naturaleza deben mostrar tanto las entradas como las salidas, sino no se llamarían VARIACION!!!, por ello la corrección de estas salidas por medio del costo de ventas.
No es pertinente realizar el asiento de reversión de la clase 9 contra la 79 o de la 97 (gastos financieros) debido a que los saldos a mostrarse en la hoja de trabajo son los mismos si es que no se hubiera hecho esta reversión.
Si se trata de preparar información de naturaleza inferior a un año, estas columnas son muy útiles para evaluar los cambios en la situación de los estados financieros con respecto a una transacción es decir, no es necesario registrar, mayorizar y ver los saldos, sino que basta con colocar el asiento en ajustes y
eliminaciones, situación análoga al proceso de reclasificación de saldos en los papeles de trabajo en auditoria.
Inventario.-
Corresponde registrar en esta columna los saldos de las cuentas de la clase 1 a la 5, dependiendo del saldo, si es que es deudor será activo y si es acreedor será pasivo.
Resultados por naturaleza.-
En esta columna se registran los ingresos y gastos, con respecto a los primeros se considera su totalidad a excepción de la cuenta 79. Para el caso de los gastos van las cuentas de la clase 6.
Resultados por función.-
En esta columna se registran los ingresos y gastos, con respecto a los primeros se considera su totalidad a excepción de la cuenta 79. Para el caso de los gastos se considera la clase 9 y los gastos de la clase 6 que no generan un asiento de destino (66, 67 y 69).
Finalmente es bueno recordar que toda hoja de trabajo debe estar acompañada del análisis de cuentas correspondiente, que nos permite validar los saldos antes de trasladarlos a los estados financieros.
