Una buena estrategia en la gestión de proyectos de Outsourcing puede fracasar si no consideramos algunas buenas prácticas en su ejecución. Cada uno de los aspectos desarrollados a continuación será de ayuda para un mejor control y gestión del proyecto.

1.Validar el perfil del equipo participante

Entrevistar a las personas propuestas para el proyecto le ayudará a validar que trabajan en la empresa que realiza el Outsourcing, y que cuentan con las capacidades y habilidades para el puesto. Esto puede evitar la mala práctica de algunas empresas de Outsourcing de utilizar hojas de vida de personas que ya no pertenecen a su empresa y que no están disponibles para participar en el proyecto. Por ejemplo, hay empresas que mantienen bases de datos de currículos de personal muy calificado pero que ya no laboran allí y a pesar de esta situación utilizan sus hojas de vida  para ganar un contrato  y luego de logrado el objetivo lo reemplazan con otra persona  que no cumple con el perfil esperado.

2.Asegurar la documentación del proyecto

Documentar el proyecto en todas su fases es una buena práctica que evidencia el monitoreo y control de su desarrollo así  por ejemplo para el caso de un proyecto de desarrollo de software contar con manuales de diseño, construcción, e instalación, permite que equipos diferentes al original puedan realizar modificaciones en el futuro en base a información completa y precisa del proyecto desarrollado; Esto evita errores que impactan en el costo y tiempo del proyecto, paradójicamente, muchas empresas de outsourcing descuidan este aspecto sustentando que con esta acción se van a “abaratar costos” o “reducir  tiempos”, pero lo que en realidad están haciendo es trasladar este riesgo relacionado con el costo y tiempo hacia el cliente.

3.Asegurar el cumplimiento de estándares de calidad comprometidos

Toda empresa que ofrece una metodología de calidad debe documentar los resultados de la ejecución de dichas actividades con evidencias. Así por ejemplo la calidad en el desarrollo de software depende del monitoreo constante y de las revisiones de calidad a los documentos generados  en forma y contenido técnico, así como las pruebas  a los componentes del software. He podido ver que en este tipo de proyectos algunas empresas se encuentran en aprietos cuando el cliente pide evidencias de haberse ejecutado estas actividades de calidad y ante esa situación, caen en la tentación de fabricar resultados de pruebas no realizadas u otras actividades de calidad no ejecutadas.

4.Asegurar la realización de Reuniones de Trabajo

Las reuniones de trabajo para el seguimiento son muy productivas para las partes interesadas debido a que ayudan a tener conocimiento sobre el avance de los acuerdos plasmados en el contrato. Estas reuniones deben realizarse con una frecuencia establecida y todos los acuerdos, decisiones o reglas de trabajo acordados deben documentarse en un acta de reunión. Cada acta generada debe distribuirse a todos los participantes indicando el acuerdo o tarea, responsable y fecha de ejecución así como estas actas deben ser distribuidas y revisadas en cada reunión siguiente.

5.Asegurar una buena especificación del servicio en los contratos

Muchas veces, los puntos anteriores no son incluidos en la entrega del servicio de outsourcing por que no fueron acordados y registrados en el contrato.

Su registro expreso en el contrato ayudará en la verificación del compromiso asumido por el proveedor de outsourcing, lo cual valorizara el trabajo realizado, es por este motivo recomendable nombrar un rol responsable por parte del cliente cuya función sea la de asegurar el cumplimiento del contrato así como solicitar y administrar, la  documentación y evidencias de calidad oportunamente.

He podido apreciar empresas de Outsourcing que al solicitarles documentación del desarrollo del proyecto se niegan a entregarlos, sustentando que no se ha acordado en el contrato, esta situación genera dependencia con la empresa de outsourcing y no permite al cliente verificar el cumplimiento integral de su proyecto.

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Por Marilú Gomez Quispe, docente de Cursos de Extension Infopuc (http://infopuc.pucp.edu.pe/servicios/cursos-de-extension/cursos-presenciales/).

Auditora Senior de Procesos, Ingeniera Industrial con grado de Magister en Dirección y Gestión de Tecnologías de Información, Especialización en Implementación y certificación de Sistemas de Gestión de Calidad.

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