¿Cómo se hace la descripción de funciones para un Manual de Organización y Funciones – MOF?

Vamos a definir  que una descripción de funciones es un listado de actividades o tareas que realizará una persona en un puesto o rol determinado por su organización.

Y ahora ¿ Cómo sé que actividades o tareas debe hacer un determinado puesto?, las actividades que se convertirán directa o indirectamente en funciones será las actividades puestas en el planeamiento estratégico, pero la ruta es primero  realizar un organigrama (pueden ver haciendo click aquí videos sobre la Metodología para elaborar un organigrama basado en el planeamiento estratégico)  para luego definir las funciones, pues así te aseguras que todos en la organización están realizando funciones para obtener los objetivos planeados por la organización, a esto se le llama alineación estratégica, es decir todos trabajando en la estrategia de la organización.

Esto funciona muy bien cuando un puesto es nuevo, pero ¿ cuando ya existe puestos realizando funciones? , es decir deseas actualizar tu Manual de Organización y funciones, puedes leer mi articulo ¿ Cómo actualizar o elaborar un Manual de Organización y Funciones?

Una forma de analizar y optimizar  las actividades encontradas luego del inventario de funciones a tu personal, con el Objetivo de aumentar la productividad , lo puedes encontrar detalladamente en mi articulo : “ ¿Qué oportunidades de Mejora identificas con un manual de organización y funciones (MOF)”.

Luego con todo este análisis deberás tener realmente las actividades o tareas que debe hacer un determinado puesto, para describirlo como función, deberás tener encuesta los siguientes tips:

  • Generalmente cuando se describe un objetivo se utiliza verbos infinitivos, pero para funciones se utiliza verbo activos en tercer persona, ejemplo “Realizar” (infinitivo) , es para describir un objetivos,  “realiza”, es en tercera persona y marca la acción de forma activa, se recomienda  usar para funciones.
  • Ampliar el alcance de la actividad hacia una función, ejemplo en tu inventario de funciones, salió una actividad “Leer e-mails o mensajes ”, una forma de ponerlo como función sería : “ Realiza comunicaciones internas y externas”.
  • Finalmente luego de describir todas las funciones, una ultima función que trae controversia es  colocar “ Y cualquier otra función que el jefe inmediato solicite.”, particularmente recomiendo ponerlo, pues a pesar que hay el riesgo de que el jefe adicionar actividades que no tiene que ver con su función principal y o perfil, pero creo que es mayor el riesgo que el trabajador pueda tener como argumento para “no cambiar” o para “no hacer tareas adicionales” lo descrito en el MOF, ya  que la dinámica del entorno (mercado) permanentemente esta cambiando y exige a las empresas ajustes en su estrategia y por ende ajuste en las funciones que realice el personal, ya que en muchos países el manual de organización y funciones es un documento aceptado por las autoridades gubernamentales en caso de un reclamos de un trabajador.

Toda esta descripción de funciones  se coloca en una ficha de puesto o descripción de puesto (DP), si juntamos todas estas fichas y colocamos el organigrama, tenemos lo que se llama como Manual de Organización y Funciones.

Hoy en día este documento es dinámico con cambios constantes desacuerdo al cambio de la estrategia, por ello generalmente es electrónico y utilizado permanentemente por los lideres como una forma de alinear a la organización hacia los objetivos de la organización.

Ahora te toca a ti, dime que te pareció este articulo, o haz me una consulta o pregunta. Puedes poner tus comentarios al final de esta página.

 

Por Franklin Ríos Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org | www.perfil.com.pe), Coach profesional, Ingeniero Industrial, Especialización en organización, métodos y sistemas, MBA, estudios de Maestría e Doctorado en Psicología. Autor del libro: Metodologías para implantar la estrategia: diseño organizacional de la empresa”.

 

Otro artículos relacionados:

 

suscribete new

 

Puntuación: 5 / Votos: 1

8 comentarios

  • MYRIAM LIS GOMEZ DE PEDROZO

    muy interesante esta este articulo

  • Esteban Miguel Quispe Saravia

    Estimado Franklin buenas noches, en primer lugar, muchas gracias por tus aleccionadores artículos que remites a mi correo. Pero debo hacer un comentario, y es que tus artículos, veo que están más direccionados para el sector privado. En el sector público, la elaboración de este documento de gestión es más formalista, y por tanto, legalista, me explico. Antes de la promulgación de la Ley N° 30057 Ley del servicio civil y de su Reglamento (D. S. N° 040-2014-PCM), para la elaboración de este documento de gestión (MOF) se utilizaba como norma vinculante, las disposiciones de la R. J. Nº 095-95-INAP/DNR, que aprobó la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR Norma para la formulación del Manual de Organización y Funciones (MOF). Pero esta norma, ahora ya está derogada. SERVIR ha emitido nuevos lineamientos en diversas resoluciones, por tanto, ya no se elabora el MOF, a lo mucho lo que puede hacer las entidades públicas, es mantener actualizado el que tienen vigente. En este sentido, el formato de los perfiles aprobados por el ex INAP ya no serán utilizados, sino los perfiles aprobados por SERVIR en la Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH Normas para la gestión del proceso de diseño de puestos y formulación del Manual de perfiles de puestos (MPP), que si la entidad no ha iniciado ni concluido el proceso de tránsito al régimen SERVIR, utilizará el Anexo N° 01, y si ya realizó dicho proceso, utilizará el Anexo N° 02. Un abrazo.

    • Estimado Esteban:

      Muchas gracias por tus comentarios y de gran aporte, yo estoy de acuerdo contigo en ello y lo que comentas es un ejemplo claro como las normas y leyes rompen a veces con los principios administrativos que hacen que un sistema de gestión sea efectivo.

      Lo que me mencionas es el caso peruano, donde hace unos dos o 3 años se ha cambiado las normas para hacer estos manuales, incluso al Manual de Organización y Funciones (MOF) se le ha cambiado el nombre a Manual de Perfiles de Puesto (MPP), que en esencia es lo mismo, sólo con énfasis en el Perfil del Puesto, pero continua con el mayor problema que tienen muchas administraciones publicas, la FALTA de alineación estratégica, es decir no es suficiente para una entidad publica el mandato legal, sino definir claramente a que se quiere llegar (Objetivos) y como se llegará a esos Objetivos (Estrategia), esa estrategia tiene que estar en las funciones de los puestos, sino no puedes asegurar que la organización logrará los objetivos planteados, y lo único que logras es mayor dimensionamiento, es decir más burocracia.

      Y esto se agrava pues el entorno es dinámico, y tiene influencia en los cambios de la estrategias, y si las estrategias cambian, debe cambiar la estructura Organizacional (Organigrama) y por ende las funciones de los puestos, si esto cambia también los perfiles. Esta dinámica brutal que se acelera cada año, sólo para poner un ejemplo, la tecnología esta desarrollando de manera vertiginosa y cambiando todo lo establecido en las formas de hacer las cosas, entonces con estas metodologías estáticas, basadas sólo en la ley hace que las administraciones publicas no respondan en los tiempos y efectivamente a los problemas que tienen las poblaciones.

      Saludos

      Franklin

      Una c

  • Buen artículo. La dinámica y cultura de las organizaciones pequeñas y medianas hacen que la estructura organizacional no se construya de manera convencional, pocas personas hacen diversas actividades, traslapandose entre diferentes áreas y muy dinámicas entre sí. El reto está en poder hacer que estas organizaciones evolucionen junto con la técnica de elaboración de una estructura y de un MOF, en consecuencia.

  • buen dia, en el caso de realizar un manual de organizacion, a una gerencia en particular como haria para ubicar las funciones. se podria llamar manual de organizacion aun cuando me encargare solo de una gerencia?

Responder a fabiola Cancelar respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *