Cinco (5) aspectos a considerar en la deducción de gastos en favor del personal
Uno de los aspectos más importantes que deben observar las empresas, lo constituye los requisitos a considerar en la deducción de los gastos en favor del personal, los cuales se encuentran detallados en los incisos l) y ll) del artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta, así como en otros incisos específicos del aludido artículo 37°, entre ellos, los gastos de movilidad.
A continuación, compartimos cinco (5) aspectos que las empresas deben tener en cuenta a efectos de evitar contingencias en la deducción de los gastos en favor del personal, los cuales pasamos a detallar a continuación.
1.- Acreditación del vínculo laboral del trabajador en la empresa, para lo cual deberán mantener documentación sustentatoria que acredite el elemento de subordinación de la relación laboral, tales como informes, correos electrónicos, memorandos, registro de ingreso y salida, comunicados dirigidos a los trabajadores, entre otros documentos.
2.- Correcta determinación de la retención de la renta de quinta categoría, lo cual implica verificar si los conceptos remunerativos o no para efectos laborales se encuentran afectos a la renta de quinta categoría, al constituir un desembolso que obtiene el trabajador con ocasión del vínculo laboral o con motivo del cese.
3.- Deducir el gasto en el ejercicio tributario en el cual se ha devengado, salvo que se haya pactado una condición suspensiva para el goce del beneficio o que la contraprestación se sujete a un hecho o evento futuro, lo cual permite diferir el gasto al ejercicio fiscal en el cual se cumple la condición suspensiva o se suscita el hecho o evento futuro.
4.- Cumplir con el principio de generalidad en la deducción del gasto en favor del personal, esto es, sustentar las razones objetivas por las que se ha brindada un beneficio a favor del trabajador o un grupo de trabajadores y no a todos, criterios que pueden sustentarse en la antigüedad, el rendimiento, el puesto específico, la zona geográfica, la posición del trabajador en el organigrama de la empresa, convenios colectivos o individuales, entre otros, criterios objetivos que justifiquen una diferenciación en el otorgamiento del beneficio, lo cual deberá estar sustentado en un acta de junta general, acta de directorio, contrato, memorándum, comunicado u otro medio que acredite dicha diferenciación objetiva.
5.- Efectuar el pago de la retribución o beneficio en favor del trabajador hasta la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la declaración jurada anual del Impuesto a la Renta, si se pretende deducir el gasto en el ejercicio en el cual se devengó, esto es, en el ejercicio en el cual nació el derecho de otorgar el beneficio en favor del trabajador, caso contrario, si el pago se hace con posterioridad al vencimiento de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta, el gasto se deducirá en el ejercicio en que efectivamente se pague la retribución, generándose así una diferencia temporal.
En síntesis, para la deducción de los gastos o cargas en favor del personal, las empresas deben acreditar con toda la documentación probatoria posible que hay un vínculo laboral con los trabajadores, la correcta determinación de la renta de quinta categoría, el cumplimiento del principio de generalidad del gasto, así como el devengo y la formalidad del pago hasta el vencimiento del plazo para la presentación de la declaración jurada anual del Impuesto a la Renta para su deducción en el ejercicio del devengo del gasto.
