La fehaciencia en el procedimiento de fiscalización tributaria
Un aspecto a considerar al afrontar un procedimiento de fiscalización tributaria está referido a la documentación sustentatoria que respalde las operaciones realizadas por la empresa en el periodo objeto de fiscalización.
Atendiendo a ello, en muchos casos, la Administración Tributaria ha procedido a desconocer la deducción de gastos en la determinación del Impuesto a la Renta Empresarial, o el crédito fiscal contenido en las facturas de adquisiciones de bienes y servicios, al alegar que la empresa no ha exhibido contratos de fecha cierta que respalden las compras realizadas, y en algunos casos por información inconsistente contenida en los comprobantes de pago o guías de remisión.
Al respecto, cabe recordar que durante la tramitación de un procedimiento de fiscalización tributaria, los contribuyentes, se encuentran obligados a exhibir la documentación que respalde sus operaciones, la cual deben conservar durante el lapso de cinco (5) años o durante el plazo prescriptorio, el que resulte mayor.
En ese sentido, en los contribuyentes, recae la carga de la prueba para demostrar que las operaciones realizadas durante el periodo fiscalizado, corresponden a operaciones fehacientes, esto es, operaciones que efectivamente se han realizadas, debiendo adjuntar toda la documentación probatoria posible, a efectos de evitar el desconocimiento de las mismas por parte de la Administración Tributaria.
Si bien los contribuyentes, se encuentran obligados a sustentar sus operaciones con la mayor documentación probatoria, cabe mencionar que el hecho que el contribuyente no cuente con contratos que respalden sus operaciones, o que de tenerlos éstos no se encuentren legalizados, no resta fehaciencia a las operaciones realizadas, si se cuenta con otra documentación que permita sustentar las adquisiciones efectuadas, tales como las proformas, cotizaciones, conformidad del servicio, correos electrónicos, libros de actas, comprobantes de pago, informes, entre otros, que permitan identificar que las operaciones consignadas en la determinación del impuesto, resultan fehacientes, esto es, incluso podemos estar ante negociaciones que se han realizado verbalmente, que pueden ser sustentadas con otra documentación probatoria.
Al respecto, si bien en el Código Tributario, se han consignado como medios de prueba a los documentos, la pericia y la inspección del órgano encargado de resolver, se debe considerar que atendiendo al tipo de actividad económica que realice el contribuyente y al modus operandi en sus operaciones con sus proveedores, la documentación probatoria a presentar durante el procedimiento de fiscalización tributaria, puede variar, siendo que, en el caso de servicios adquiridos por terceros, se recomienda contar con informes o análisis de las operaciones efectuadas, así como correos electrónicos o historiales de conversaciones en aplicativos digitales, que en forma conjunta con el comprobante de pago, contrato, cotización de servicios u otra documentación, permita acreditar la fehaciencia de los servicios.
Asimismo, en lo que respecta a la adquisición de bienes, se sugiere contar con documentación que respalde el ingreso de los bienes a la empresa, el kárdex, las guías de remisión que sustenten el traslado de los bienes, contratos, correos electrónicos, proformas, comprobantes de pago, registro contable, actas societarias, entre otros, que permitan identificar el origen y destino de las adquisiciones realizadas en beneficio de la empresa, toda vez que la Administración Tributaria no sólo requerirá el sustento del origen de las compras efectuadas, sino tambien el destino de las mismas, esto es, la incidencia que han tenido las adquisiciones de bienes en el proceso productivo de la empresa.
Finalmente, debemos mencionar que, en el caso el contribuyente haya presentado toda la documentación sustentatoria que respalde sus operaciones, y la Administración Tributaria pretende desconocer las mismas por falta de fehaciencia, a ella se le traslada la carga de la prueba a efectos de acreditar que la documentación presentada y/o exhibida por el contribuyente, carece de veracidad o no permite sustentar la realidad de las adquisiciones efectuadas, dado que, si bien inicialmente el contribuyente se encuentra obligado a acreditar la fehaciencia de sus operaciones, en caso la Administración Tributaria desconozca las mismas por razones subjetivas, a efectos de motivar sus reparos se encuentra obligada a justificar porqué las operaciones le parecen no fehacientes o de ser el caso, indicar qué medio probatorio presentado por el contribuyente no resulta idóneo para respaldar las operaciones realizadas durante el ejercicio fiscalizado.
Por ello, resulta importante que las empresas prioricen el conservar toda la documentación sustentoria posible que respalde la fehaciencia de sus operaciones, debiendo tener en cuenta que si no cuentan con contratos escritos o si éstos no se encuentran debidamente legalizados, dicha circunstancia no necesariamente genera que la operación sea calificada como no fehaciente, dado que los contratos se pueden pactar verbalmente, y tener otros indicios que la operación efectivamente se ha producido, como son las proformas, cotizaciones, conformidad del servicio, correos electrónicos, historiales de conversaciones, actas societarias, documentación interna, guías de remisión, comprobantes de pago, informes, análisis de operaciones, entre otros, que en conjunto podrían respaldar la fehaciencia de las adquisiciones efectuadas durante el periodo objeto de fiscalización tributaria.
