PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR  COPIAS DE DOCUMENTOS ANTE SUNAT

Escrito por: Dra. Mery Bahamonde

Mediante Resolución de Superintendencia N° 188-2020/SUNAT, publicada el 30 de octubre de 2020, SUNAT aprobó el procedimiento que deben seguir los contribuyentes para acceder al servicio de expedición de copias de documentos administrativos, aduaneros o tributarios. Las principales disposiciones de dicha norma son las siguientes:

1. DOCUMENTOS CUYA COPIA PUEDE SOLICITARSE:

El administrado puede solicitar copias de documentos administrativos, aduaneros y/o tributarios que le corresponden y que se conservan y custodian en la SUNAT conforme a las disposiciones establecidas en la presente normativa, así puede solicitar copias de:

• Documentos presentados por el administrado o por terceros, así como los que se hayan generado producto de los trámites y procedimientos de competencia de la SUNAT.
• Documentos que integran expedientes relativos a trámites y procedimientos de competencia de la SUNAT en los que el administrado es parte.

No procede la entrega de las copias de documentos que contenga información que identifique a terceros y que esté protegida por la reserva tributaria.

2. SUJETOS QUE PUEDEN SOLICITAR COPIA

• Personas naturales que tengan calidad de administrados.
• Personas jurídicas pueden intervenir a través de sus representantes legales inscritos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) o, en su defecto, en los registros públicos.

3. FORMAS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD:

 En forma presencial: En las mesas de partes o unidades de recepción documental de la SUNAT ubicadas en las diferentes intendencias regionales, intendencias de aduanas, oficinas zonales u otras dependencias, cuyas direcciones se indican en SUNAT Virtual.

• En forma virtual: A través de la MPV-SUNAT o plataforma virtual que se habilite para tal fin, con el registro de datos y contenido de la solicitud, o adjuntando el escrito de solicitud o formato de “Solicitud de copias de documentos” en un archivo conforme a las instrucciones de cantidad y tamaño que se indiquen en la plataforma de dicha mesa de partes virtual.

4. REQUISITOS DE LA SOLICITUD:

 El contribuyente puede solicitar las copias mediante escrito o formato de “Solicitud de copias de documentos” que se encuentra disponible en SUNAT Virtual o se recaba gratuitamente en las mesas de partes de las diferentes dependencias de la SUNAT y la solicitud registrada o ingresada como archivo adjunto a través de la MPV-SUNAT o alguna plataforma virtual que se habilite para tal fin.

El artículo 8° de la norma en comentario señala los datos que debe contener la solicitud son los siguientes:

• Nombres y apellidos, denominación o razón social del administrado.
• Tipo y número del documento de identidad o número de RUC.
• Domicilio del administrado.
• Teléfono y/o correo electrónico del administrado.
• Datos del representante legal (nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad).
• Forma en que requiere las copias.
• Información detallada de lo solicitado, con indicación del tipo y número de documento, período tributario, fecha de recepción por la SUNAT, entre otros datos.
• Datos del tercero autorizado a recoger las copias, de ser el caso (nombres, apellidos y número de documento de identidad).
• Lugar de presentación de la solicitud, fecha y firma del administrado o huella digital en caso de no saber firmar o estar impedido de hacerlo.Estos datos no aplican para el caso del formulario virtual.

5. MODALIDAD DE ENTREGA DE LAS COPIAS:

• Copia PDF: Imagen del documento solicitado en formato PDF el cual será depositado en el buzón electrónico, asimismo la solicitud será atendida con la confirmación electrónica del depósito de la copia PDF en el buzón electrónico.

Esta modalidad de atención es aplicable exclusivamente a aquellos administrados que cuenten con buzón electrónico.

 Las copias en formato PDF que son depositadas en el buzón electrónico son gratuitas.

• Copia simple: Consiste en una copia del documento el cual será entregado al administrado, representante legal o tercero autorizado previa comunicación de la fecha de entrega vía telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, buzón electrónico u otro medio idóneo de acuerdo con lo informado en su solicitud.

Las copias de 01 a 10 caras serán gratuitas; mientras que, de 11 a más caras la tasa es de S/ 0.10 por hoja, en cuyo caso dicho pago se realizará mediante abono a la cuenta SUNAT Nº 00-000-870722 en el Banco de la Nación.

• Copia autenticada: Consiste en una copia del documento autenticada por fedatario institucional de la SUNAT. Esta será entregada al administrado, representante legal o tercero autorizado previa comunicación de la fecha de entrega vía telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, buzón electrónico u otro medio idóneo de acuerdo con lo informado en su solicitud.

Las copias de 01 a 10 caras serán gratuitas; mientras que, de 11 a más caras la tasa es de S/ 0.10 por hoja, en cuyo caso dicho pago se realizará mediante abono a la cuenta SUNAT Nº 00-000-870722 en el Banco de la Nación.

6. PLAZO DE ATENCIÓN DE SOLICITUDES:

La solicitud es atendida en un plazo máximo de diez días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de la presentación de la solicitud y siempre que se haya cumplido con los requisitos establecidos.

Cuando sea materialmente imposible cumplir con dicho plazo (falta de capacidad logística, personal de la entidad o al significativo volumen de las copias), la SUNAT comunicará al administrado la fecha en que se le proporcionará las copias de documentos en un plazo máximo de dos días hábiles de recibida su solicitud.

7. SUJETOS AUTORIZADOS PARA EL RECOJO DE LAS COPIAS

 El artículo 13 de la Resolución de Superintendencia N° 188-2020/SUNAT dispone que los sujetos autorizados a solicitar copias son:

a. El administrado: Personas naturales y/o los representantes de las personas jurídicas que solicitó las copias de los documentos

b. Tercero: En caso el administrado o su representante legal autorice a un tercero para el recojo de las copias solicitadas, éste debe estar debidamente acreditado de acuerdo a lo siguiente:

• Cuando se trate de copias de documentos que contengan información protegida por la reserva tributaria, con cualquiera de las siguientes opciones:
  • Con poder por documento público o con documento privado con firma legalizada notarialmente
  • Con poder por documento con firma certificada por fedatario administrativo designado por la SUNAT o con autorización virtual.
• Cuando se trate de copias de otros documentos que no contengan información protegida por la reserva tributaria, con cualquiera de las siguientes opciones:
  • Con carta poder simple.
  • Con autorización virtual.

La presente resolución de superintendencia entra en vigor a partir del 01 de noviembre de 2020.

*Artículo publicado para Quantum Consultores.