Nota: Conoce la solución communicare 2.0 – permite implementar una red social corporativa en tiempo record y con la experiencia de los especialistas de Dainko. Esta solución está implementada sobre SharePoint, si pueden hacer esto con SharePoint imagínate lo que pueden hacer con tus proyectos SharePoint.

http://communicare20.dainko.com/2013/01/03/rede-social-corporativa/

Qué es Sharepoint:
Es una de tantas herramientas administradoras de contenidos que nos permite compartir información dentro de una organización creando paginas web de forma muy rápida y sencilla; además, en la versión 2007 cuenta con nuevas funcionalidades que lo hace diferente a un administrador común del mercado como el Forms services que transforma plantillas infopath en aplicaciones web muy dinámicas y faciles de mantener, Excel Services que nos entrega las funcionalidades de excel a través de la web, servicio indizador que nos permite hacer búsquedas dentro del contenido del portal, contenido externo, servidores de archivos y cualquier otra información de la empresa incluso de otros sistemas con los que cuenta la organización; el servicio de single sign on que nos permite ingresar a nuestra aplicaciones empresariales ya sean lotus, java, php .. etc.. con una sola cuenta de usuario… es decir, ya no tenemos que manejar 10 o 20 usuarios y passwords para cada sistema de la organización, solo basta con tener una sola cuenta con la cual desde sharepoint podemos acceder a todos los aplicativos de nuestra empresa, cuenta con funcionalidades de inteligencia de negocios, oficina virtual, KPI’s y si continuo nunca terminaría con este blog, por lo pronto estaré colgando información y tips que ayudarán muchísimo al manejo de esta herramienta tan poderosa para aquellos que saben explotar todas sus funcionalidades.

Otra gran diferencia con las herramientas administradores de contenido comunes es la facilidad de uso que tiene Sharepoint Server 2007 al manejar los estándares de visual studio 2005 y asp.net 2.0 como son el manejo de paginas maestras con las cuales al aplicar un diseño a la pagina principal, esta se aplica a todo el portal (no quiere decir que obligatoriamente el diseño deba ser el mismo para todo el portal, cada sitio puede ser personalizado). La facilidad para publicar noticias y crear flujos de trabajo es tan simple que lo puede hacer cualquier asistente de gerencia o practicante de informatica sin tener ningún conocimiento de programación ya que la interfaz es muy amigable, la creacion de formularios infopath es muy simple y es tan facil como crear un documento en word o excel, luego el proceso de publicacion es solo cuestión de seguir algunos pasos que son detallados en otra entrada de este blog.

Como siempre todas las funcionalidades de Sharepoint estan completamente integradas a los productos de microsoft como son el project server 2007 que convierte a sharepoint en un manejador de proyectos, Live Communications Server que agiliza las comunicaciones a través del portal permitiendo mostrar los datos del usuario y verificar su estado de conexion, los productos de office al estar integrados a sharepoint se transforman para cargar documentos directamente en el portal y agregar datos adicionales a cada documento como el área a la cual pertenece el usuario que carga un documento o el manejo de versiones en cada documento asociado a las librerias de documentos de sharepoint.

lo que normalmente en un desarrollo web demoraría meses de desarrollo en sharepoint dura semanas; en alguna ocasion pidieron en mi trabajo hacer un sistema que nos demoró a 7 personas incluido 1 jefe de proyecto , 2 analistas, 4 programadores… 10 meses, con esta herramienta solo se necesitaria 1 jefe de proyecto ,1 analista de negocio y un consultor sharepoint y demoraria 1 o 2 meses dependiendo que tan relajados quieren estar los desarrolladores, la herramienta rompe con esa mala costumbre de los informaticos de morir frente a la pantalla programando, la construccion del portal no se centra en el desarrollo, sino en el análisis dejando a la herramienta que construya el portal. La herramienta es orientada al click… el detalle esta en saber donde hacer esos clicks para aprovechar cada funcionalidad que nos otorga esta herramienta y saber un poco de tecnologias web… aunque jale el curso de tecnologías web.. jeje… y no lo volvi a llevar… me ayudó muchísimo para llegar a dominar esta herramienta y entender otras como biztalk server, el content manager, infopath y conceptos como single sign on, xlst, orquestaciones…. aunque el curso es dificil y probablemente van a jalar.. les recomiendo fuertemente que lleven.. sirve muchisimo… pero no lo volveria a llevar… el profe esta demasiado loco.. jejeje….. es muy bueno 🙂

Para dar un ejemplo de la productividad de esta herramienta, un formulario muy cargado con 400 campos por ejm… y con divisiones de fichas, validaciones y contenido dinamico(sin recargar la pagina)… demoraria a un buen programador unos 2 a 4 dias dependiendo del programador… en sharepoint sin importar que tan experto sea el programador esto demora solo el tiempo de diseño en infopath (4 horas)… luego se cuelga en un servidor de formularios en sharepoint y listo… Es decir no se debe preocupar en hacer todas las sentencias de agregar, modificar, eliminar, manejar versiones, recargar versiones, flujos de trabajo… ya que la herramienta lo hace automaticamente; esta es una de las mas grandes ventajas de esta herramienta. (más adelante buscare como agregarle una imagen a este blog… tengo que aprender a usar este administrador de contenido)… En sharepoint solo deberia arrastrar las imagenes y crear el contenido mucho más facilmente. Por el lado de los mantenimientos … es muy facil, normalmente a un programador le demoraria unas 5 o 10 horas dependiendo del tamaño hacer un mantenimiento… en sharepoint solo basta con definir la tabla y el sistema automaticamente hace el mantenimiento… media hora si el programador recien esta aprendiendo…. con las validaciones respectivas.. para esto.. la herramienta cuenta con una interfaz muy sencilla que lo podria hacer cualquier usuario final. por ejm.. si uno de nuestros campos es una fecha basta con indicarle al portal que determinado campo es fecha. El sistema automáticamente asocia un control calendario en la funcionalidad agregar y modificar.

Porqué dedicarle una categoria entera a una herramienta administradora de contenido?… pues xq es una de las herramientas que me ha simplificado la vida y tengo un poco de experiencia y quiero compartirla con las personas que me han pedido que haga una categoria donde publique todo lo que he aprendido en unos cuantos años manejando esta herramienta que estoy seguro les va a parecer una maravilla.

Los beneficios de esta herramienta a diferencia de otros administradores de contenido son:
basicos: todas las herramientas administradoras de contenido cuentan con algunas funcionalidades comunes, las cuales tambien se encuentran en sharepoint como son : Compartir documentos, encuestas, foros, creacion de blogs, wikis, busquedas en el portal y creacion dinamica de paginas sin mucho esfuerzo.

Facilidad de uso: Una de las caracteristicas que diferencia a esta herramienta de otras administradoras de contenido es la simplicidad en el uso para construir el contenido dinamico, contiene una interfaz muy amigable en la cual por ejm para construir una pagina, basta con indicar el nombre de la pagina y luego se arrastran los controles (llamados webparts en sharepoint)…. si se requiere mostrar una imagen existe el control imagen… si se desea llenar una libreria de documentos con control de versiones y permisos a nivel de carpetas y documentos solo se debe arrastrar el control libreria de documentos, el control foros, el control encuestas… casi todas las funcionalidades que desarrollamos y pasamos tiempo programando, ya se encuentran desarrolladas en sharepoint… y si alguna funcionalidad no se encuentra, es muy facil de construir… Casi no se toca el teclado…. todo el desarrollo es orientado al click… 🙂

Creacion de formularios: Esto es lo que más me sorprendio en la version 2007 de sharepoint… una funcionalidad en la cual se puede crear el formulario más complicado del mundo en infopath (como una vez me dijo un consultor de microsoft …. infopath lo puede manejar hasta mi abuelita)…. y luego de crearlo se cuelga en un servidor de formularios, luego se publica dentro de una libreria de formularios ( un control de sharepoint que solo se debe arrastar hacia la pagina… muy facil) y automaticamente la herramienta crea las funcionalidades de agregar, modificar, eliminar, control de versiones, se activa el workflow listo para configurar en caso se tenga un modulo de aprobaciones de formularios… todo via web. No se necesita de tener el infopath cliente servidor en cada maquina, la herramienta convierte el formulario de infopath en un formulario web automaticamente…. hermoso no?… esto ahorra horas, dias, meses de desarrollo.. en los cuales no se programa, solo se debe diseñar el formulario… y nos da tiempo para concentrarnos en la logica del negocio… le gusta al cliente?… quieres diez campos más?…. ok no hay problema.. vuelvo en 10 minutos con tu nuevo formulario :)….. o mejor dile a tu secretaria que lo haga… yo le enseño :)…..

Workflow: La creacion de flujos en sharepoint es tan sencilla y la interfaz es tan amigable que hasta un usuario final lo podría hacer… digo hasta…. porque en la version 2003 era un poco complicado construir el flujo de trabajo… en la version 2007 la herramienta cuenta con una interfaz para indicar… el documento se va de la libreria 1 a la libreria 2 cuando es aprobado, manda un mail al autor y a un grupo determinado.. comunicando que se ha aprobado el documento. No es necesario hacer 1 linea de codigo de programacion… la herramienta cuenta con una interfaz muy amigable en la cual lo mas complicado es entender “que significa… if … then… elseif… else…” por lo menos asi es en la version en ingles… no he visto la version en español pero supongo que ha puesto “si.. entonces… caso contrario”.

me canse de tocar el teclado despues de tiempo… todo el dia me la paso haciendo clic… asi que otro dia continuare con este blog para comentar las maravillas de esta herramienta que me ha facilitado la vida.. 🙂

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