Entendemos por acción de control a la herramienta esencial del Sistema Nacional de Control que consiste en efectuar la verificación y evaluación objetiva y sistemática de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales, teniendo como resultado la emisión los informes de auditoría incluyendo el señalamiento de las responsabilidades que se hubiera identificado.
Es así que la auditoría que se realiza debe tener resultados eficaces para la gestión, que se dará con las recomendaciones que el auditor plantee en el informe de auditoría. Para ello debemos concentrar nuestros esfuerzos en las áreas críticas previamente identificadas en la etapa de planificación o ejecución de la auditoría, que pueden ser una unidad orgánica, el modelo de organización, un proceso, un rubro o cuenta contable, un sistema, una actividad importante, una operación, una partida presupuestal, una política institucional, un proyecto, un programa, una normativa legal o cualquier otro aspecto que el auditor considere importante, es decir aquellos asuntos que revelen riesgos potenciales no cubiertos por la entidad y que pueden afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales.
Al identificar las áreas que conllevan riesgos y potencialmente expuestas a deficiencias, errores, irregularidades y sensibles a posibles actos de corrupción, el auditor tiene la posibilidad de recomendar los correctivos para mejorar los controles, procesos, diseños, supervisión y monitoreo de las actividades que desarrolla la Entidad; así como contribuir a que los niveles de administración actúen oportunamente para corregir, prevenir, detectar y de ser el caso aplicar las sanciones correspondientes.
Para la identificación de las áreas críticas, se debe seguir en forma práctica algunos procedimientos generales como: a) Analizar los documentos relacionados a la información básica de la Entidad (Estados financieros, presupuesto, normas legales de creación y funcionamiento, planes e informes de gestión, relación de funcionarios responsables de las áreas, directivas internas, documentos de gestión administrativa); b) Describir y analizar los fines, objetivos procesos y actividades de la Entidad; c) Leer y extraer la información financiera, operativa y presupuestal; c) Indagar sobre la ubicación de los locales de operación, almacenes, centros de producción y áreas administrativas con la finalidad de realizar un recorrido y observación operativa directa; d) Entrevistarse con autoridades y funcionarios claves de la administración; e) Revisar los documentos de gestión (ROF, MOF, PAP, CAP, informes de gestión, entre otros); f) Aplicar cuestionarios de control interno y evaluar el ambiente control; g) Identificar posibles riesgos jurídicos en las operaciones en general; h) Efectuar una calificación de las distintas áreas críticas identificadas para establecer el nivel de impacto o prioridad para su evaluación.
Por ejemplo, en el área de Personal se tiene que la contratación, capacitación, promoción y pago de remuneraciones de los trabajadores se fundamentan en dispositivos legales de aplicación general para el sector; sin embargo, se ha evidenciado que no se aplica de manera uniforme a todos, habiéndose detectado discrecionalidad manifiesta por disposición de la alta dirección con relación a que no todo personal que ingresa a la entidad lo hace por concurso público como establecen las normas aplicables a sector, existiendo casos en la cual la contratación se ha efectuado por invitación, aún cuando el personal a contratar era de naturaleza general, en otros casos se ha contratado a personal sin mediar ningún tipo de selección, por disposición de la alta dirección; siendo este un ejemplo de área crítica que de todos modos afectará los objetivos institucionales y que debe ser advertida por el auditor en los resultados de su control gubernamental, emitiendo la recomendación correspondiente para que dicha situación sea evitada, controlada y monitoreada por el área responsable de la administración de recursos humanos y del superior jerárquico, sin perjuicio de las responsabilidades identificadas como resultado de la auditoría practicada.
