He tenido la oportunidad de usar la versión Profesional de Method 123 Project Management Methodology (www.mpmm.com), un software que contiene una metodología de gestión de proyectos. Para poder hacer el análisis del aplicativo generalmente busco 4 características: (i) que sea amigable para el usuario, (ii) que sea intuitivo o que tenga un grado de intuitividad, (iii) que tenga cierto grado de innovación y (iv) que sea próximo a los estándares internacionales de gestión de proyectos, tales como el PMI o Prince2.
Acerca de la característica de amistoso con el usuario, este aplicativo es muy fácil de entender para cualquier nivel de experticia del usuario. Especialmente para los docentes, tiene diferentes niveles de estructuras útiles para explicar qué es la gestión de proyectos y además cuenta con diagramas claros y bien estructurados vinculados a cada concepto. También la definición de diferentes ambientes para poder explorar herramientas, ejemplos y formatos típicos, brinda una relación (entre el usuario y las características del software) bastante orientada a la práctica directa de la gestión de proyectos. Esto, sin duda, ayuda al usuario a solucionar sus problemas prácticos con rapidez sin necesidad de entrar a complejidades muy grandes.
Algunas de las innovaciones que trae el MPMM es la segmentación del tutorial, reconociendo que cada nivel o tipo de usuario tiene una aproximación diferente al uso de herramientas. Mientras que el gerente de proyectos va a buscar información detallada, el auspiciador del proyecto podría buscar más bien resúmenes, mientras que el docente busca ejemplos, el operador de actividades podría buscar formatos para levantar información. Esta diversidad y orden ayuda mucho a hacer el software bastante accesible. Luego tendrá la ventaja de usar un mismo lenguaje para todos los que participen en un grupo de gestión.
Algunos retos que encontré para futuras versiones del MPMM es complementar algunos aspectos de gestión de portafolios, particularmente para todos los aspectos de inicio del proyecto. En cambio para la planificación, tal vez la orientación deba cambiar de los formatos muy largos a formatos más estructurados y sintéticos que están siendo cada vez más usados y más respaldados por las investigaciones de usabilidad y accesibilidad de las herramientas de gestión de proyectos. Finalmente, MPMM brinda una muy clara descripción de los contenidos de estándares internacionales importantes tales como el PMBOK o el Prince2, lo cual permite una complementariedad muy grande con libros publicados con estos lenguajes. A pesar de tener algunos aspectos pendientes como Metodología, varios de estos retos ya están superados en el software on-line que comercializan los mismos autores en www.projectmanager.com .
Todas estas características hacen que el MPMM sea una herramienta muy fuerte y útil para el gerente de proyectos, tal vez la única cosa adicional que yo esperaría para compartir más esta herramienta (desde mi punto de vista de usuario latinoamericano) es tenerla disponible pronto en español y en portugués. Sin duda esta herramienta va a contribuir mucho con el esfuerzo que se está haciendo por construir una cultura de gestión de proyectos en nuestra Región.

Recientemente, y en realidad todo el último año, he participado en muchos proyectos de implementación de procedimientos de gestión de proyectos o también en la implementación de oficinas de gestión de proyectos (en inglés PMO, Project Management Offices). Creanme que es muy dificil participar de los momentos en que, la gente de la organización tiene mucha expectativa de cómo un sistema de gestión o algunos procedimientos se van estructurando. Todos esperan el día de implementación de los procedimientos como si ese día fuera a ocurrir algo mágico... y zas!
El día de la presentación, se explican los procedimientos, se presentan los documentos, los formatos, el software de apoyo, y todo arranca... y la gente de la organización se queda con la sensación de no haber visto nada genial en la gestión de proyectos, sintiendo que deberían devolverles el valor de su boleto.
Esta actitud realmente describe un fracaso? Creo que no. Sin embargo creo que quienes implementamos gestión de proyectos tenemos que buscar la mejor manera de transmitir nuestras convicciones acerca de los valioso de estas herramientas de una manera mucho más cultural.
Que entiendo yo por cultura de gestión de proyectos? Creo que es la manera cómo la gente de una organización empieza a "pensar" en términos de gestión de proyectos. Es decir, si antes una persona se sentaba en su escritorio a tratar de escribir un Diagrama de Gantt sobre un encargo que le hicieron, probablemente luego de ponerse a pensar en términos de gestión de proyectos va a empezar en un lugar muy distinto a su escritorio, dialogando con los principales actores involucrados del proyecto, haciendo varias propuestas de cómo hacerlo, perfeccionando sus herramientas de equilibrio de costo/beneficio y visualizando mejor las visiones de los actores involucrados, para poder almacenar datos de gestión. La cultura de gestión de proyectos no es algo que pueda introducirse con un software o con un buen discurso de una sóla vez, es un modo de encarar la profesión que luego es reforzado y facilitado a través de las herramientas. Por eso, una nueva conclusión que he sacado es, que muchos clientes me pueden pedir que implemente directamente procedimientos o un software, y a partir de este año mi recomendación ha sido: "Primero implementemos algo de cultura de gestión de proyectos". Algunas personas lo han entendido, otras no muy rápido. Pero una vez que las personas "ven" tener éxito a la "cultura de gestión de proyectos" en la cancha, suelen afirmar: "Así que a esto le llamas cultura de gestión de proyectos, nos hubieras dicho desde el comienzo!" Pero es una tarea dificil hablar desde el inicio de "cultura", porque suena muy gaseoso, pero más gaseoso es implementar varios procedimientos y darnos cuenta luego de que nos olvidamos de un detalle... la cultura. Obviamente hay muchas herramientas de implementación de cultura también, que se han perfeccionado y pueden aplicarse de una manera más metódica hoy en día, así que les recomiendo siempre empezar generando cultura de gestión de proyectos, y luego la implementación de todas las demás herramientas casi caerá por su propio peso.