Recientemente, y en realidad todo el último año, he participado en muchos proyectos de implementación de procedimientos de gestión de proyectos o también en la implementación de oficinas de gestión de proyectos (en inglés PMO, Project Management Offices). Creanme que es muy dificil participar de los momentos en que, la gente de la organización tiene mucha expectativa de cómo un sistema de gestión o algunos procedimientos se van estructurando. Todos esperan el día de implementación de los procedimientos como si ese día fuera a ocurrir algo mágico... y zas!
El día de la presentación, se explican los procedimientos, se presentan los documentos, los formatos, el software de apoyo, y todo arranca... y la gente de la organización se queda con la sensación de no haber visto nada genial en la gestión de proyectos, sintiendo que deberían devolverles el valor de su boleto.
Esta actitud realmente describe un fracaso? Creo que no. Sin embargo creo que quienes implementamos gestión de proyectos tenemos que buscar la mejor manera de transmitir nuestras convicciones acerca de los valioso de estas herramientas de una manera mucho más cultural.
Que entiendo yo por cultura de gestión de proyectos? Creo que es la manera cómo la gente de una organización empieza a "pensar" en términos de gestión de proyectos. Es decir, si antes una persona se sentaba en su escritorio a tratar de escribir un Diagrama de Gantt sobre un encargo que le hicieron, probablemente luego de ponerse a pensar en términos de gestión de proyectos va a empezar en un lugar muy distinto a su escritorio, dialogando con los principales actores involucrados del proyecto, haciendo varias propuestas de cómo hacerlo, perfeccionando sus herramientas de equilibrio de costo/beneficio y visualizando mejor las visiones de los actores involucrados, para poder almacenar datos de gestión. La cultura de gestión de proyectos no es algo que pueda introducirse con un software o con un buen discurso de una sóla vez, es un modo de encarar la profesión que luego es reforzado y facilitado a través de las herramientas. Por eso, una nueva conclusión que he sacado es, que muchos clientes me pueden pedir que implemente directamente procedimientos o un software, y a partir de este año mi recomendación ha sido: "Primero implementemos algo de cultura de gestión de proyectos". Algunas personas lo han entendido, otras no muy rápido. Pero una vez que las personas "ven" tener éxito a la "cultura de gestión de proyectos" en la cancha, suelen afirmar: "Así que a esto le llamas cultura de gestión de proyectos, nos hubieras dicho desde el comienzo!" Pero es una tarea dificil hablar desde el inicio de "cultura", porque suena muy gaseoso, pero más gaseoso es implementar varios procedimientos y darnos cuenta luego de que nos olvidamos de un detalle... la cultura. Obviamente hay muchas herramientas de implementación de cultura también, que se han perfeccionado y pueden aplicarse de una manera más metódica hoy en día, así que les recomiendo siempre empezar generando cultura de gestión de proyectos, y luego la implementación de todas las demás herramientas casi caerá por su propio peso.