La Gestión de la Información como herramienta de gran utilidad en las organizaciones
EPSA es una entidad de derecho público española que sirve a la Comunidad Autónoma para la ejecución y desarrollo de las políticas de suelo y vivienda. Su objeto social y líneas de actividad se han visto ampliados con el transcurso de los años en la medida que se han diversificado los objetivos de las políticas públicas en estos sectores y definidos nuevos programas de intervención. Ello ha supuesto un cambio y crecimiento exponencial de la Empresa que se extiende por todo el territorio, lo cual hizo necesario replantear los métodos de Gestión del Centro de Documentación para conseguir eficazmente atender a las necesidades de información especializada para el desarrollo de las actividades y funciones encomendadas a EPSA (información jurídico-administrativa y técnica).
Los objetivos fundamentales planteados fueron:
1) Optimizar la gestión de información de soporte relevante para la Empresa, gracias a conseguir explotar adecuadamente el conocimiento sobre los distintos hitos de su gestión (usuarios, consultas, proveedores…).
2) Optimizar la prestación de los servicios de información, consiguiendo ofrecer el mayor número de servicios con los menos recursos dedicados posibles.
Y 3) rentabilizar al máximo la inversión en recursos y fuentes de información sobre el entorno realizada por la compañía, mediante la obtención de la máxima difusión y utilización posible de los mismos. Para ello se hacía necesaria una adecuada informatización del Centro por medio de una herramienta que nos permitiera, entre otros, la gestión integral del mismo, la integración y explotación de la información relevante con tecnología específicamente documental, la difusión y el acceso directo a dicha información, además de la suficiente autonomía técnica para diseñar desde Documentación los productos y servicios de información que se consideraran oportunos en cada momento, sin depender de otras unidades o servicios externos.
Inmagic DBTextWorks como gestor de bases de datos documentales, TOT como aplicación de gestión integral de centros de documentación y bibliotecas, y WebPublisher Pro como módulo de publicación web en intranet / internet permitió desarrollar los objetivos marcados con satisfacción, y lo que es más importante, seguir creciendo según surgen nuevas necesidades, respondiendo así con agilidad a los requerimientos de la organización y los usuarios en materia de gestión de información especializada, desde dentro del propio Centro de Documentación.
El resultado obtenido para la organización y los usuarios se materializó en distintos productos y servicios de información de valor añadido accesibles directamente a través de la Intranet: Catálogo de recursos de información en la Empresa (independientemente de su localización, tipología y soporte), Servicio de Alerta Jurídica, Información Temática, Noticias, Preguntas Frecuentes (con carácter informativo y formativo), Boletines especializados, Páginas de acceso a recursos en Internet de interés para EPSA, así como a bases de datos especializadas suscritas… Además, la gestión electrónica de los perfiles de los usuarios permite a estos recibir vía e-mail los sumarios de las publicaciones y boletines oficiales de su interés, así como las novedades en materia jurídico-administrativa y técnica que se vayan produciendo, convocatorias de cursos o jornadas, etc.
Por otra parte, desde el Centro de Documentación se obtuvieron grandes beneficios como un conocimiento más eficiente sobre la gestión tanto administrativa como técnica, una gran autonomía y agilidad para el diseño del sistema de información, así como para el desarrollo de la plataforma de consulta y acceso al mismo, y mayor productividad en el trabajo (máximo rendimiento del esfuerzo dedicado).