En el Estado Peruano son muy comunes los proyectos de "fortalecimiento". Tan comunes se hicieron que en algún momento el Estado prohibió aprobar proyectos de "fortalecimiento". Lo que pasa es que una carretera se puede medir y se puede fotografiar. El fortalecimiento aparentemente no se puede medir ni fotografiar.

Pero, ¿ese es el problema de los proyectos de fortalecimiento? ¿Todos los proyectos de "fortalecimiento institucional" son un engaño para el Estado porque no se pueden medir?

El "fortalecimiento" si se puede medir. Pero es necesario conocerlo para medirlo. ¿Qué es el fortalecimiento institucional?

Todas las organizaciones tienen procesos operativos de donde sale algún producto que le otorga valor a esta organización. Por ejemplo, si tenemos una empresa editorial que publica un periódico, el proceso es la publicación de los periódicos. ¿Cómo se entendería el "fortalecimiento institucional"? Tal vez, los trabajadores de esta empresa editorial conocen sólo un modo de vender, y no saben estrategias de mercadeo, y adicionalmente no tienen tiempo de conseguir información sobre cómo hacer menos costoso el proceso de impresión de los periódicos sin bajar el grado de calidad. Entonces deciden iniciar un proyecto de "fortalecimiento institucional". ¿Cómo se mediría el producto o el alcance de un proyecto de este tipo? A través de sus resultados. Si antes el proceso de impresión costaba 10 soles por centenar de periódico impreso, ahora costará 8 soles. Adicionalmente la venta del periódico se hará por 5 métodos y no por 1. ¿La cantidad de métodos es el alcance? No. Las ventas mejorarán de 5 millares al día a 10 millares al día a través de los 5 métodos.

Cuando se tienen cadenas de procedimientos que han mejorado la productividad o calidad de la cadena de valor de una institución a través de un proyecto, se puede llamar a éste un Proyecto de Fortalecimiento Institucional, puesto que la organización se ha fortalecido. Para quienes conocen la bolsa de valores, sus acciones habrían subido gracias a un mejoramiento de procedimientos.

Ahora, si se aprovecha el nombre de "fortalecimiento institucional" para tratar de flexibilizar y luego perder el sentido del alcance de un proyecto, para poder incluir prácticamente cualquier actividad o se le llama así para evitar que se establezcan mediciones claras, obviamente no es aceptable.

En la medida en que las entidades del Estado formulen proyectos de fortalecimiento institucional que tengan alcances más explícitos y medibles, los proyectos de fortalecimiento institucional perderán la mala fama de ser costales de ropavejero donde cabe todo.

Ahora: mi sugerencia es que, si bien es cierto el nombre no soluciona el problema, utilizar un nombre más explícito podría ayudar. Por ejemplo se podría llamar "Programa de incremento de calidad de procedimientos de ....[Procedimiento X], [Procedimiento Y], etc", o "Incremento de productividad de la cadena de producción de ....[Producto X], [Producto Y]".

El fortalecimiento institucional bien entendido es muy necesario en el Estado Peruano, en todos los niveles de gobierno, pero no hay que caer en extremos fáciles. Ni hay que aprobar todo proyecto de este tipo permitiendo que cualquier alcance sea aprobado sin medición, ni hay que descartar los proyectos de este tipo. Necesitamos mucho mejorar nuestros procedimientos.

La calidad de vida es el indicador del desarrollo. Sin embargo, sin las bases minimas para un crecimiento sostenible de la calidad de vida, no hay posibilidades de mantener una nacion prospera. En otras palabras, si hacemos mejoras parciales y ocasionales, anecdoticas de nuestro desarrollo economico, y vienen varios terremotos o tsunamis que desnuden nuestra debilidad como nacion, no podremos jamas mantenernos soteniblemente crecientes.

No solo hay que reconstruir Pisco, Chincha, Cañete, Ica, Moquegua (recordemos que no está completamente reconstruida luego del ultimo sismo), sino que hay que tener una poblacion mas segura esté donde esté. Es decir, hay que asegurar que las familias mantengan su potencial de vida elevado, de modo que puedan ser productivas y que contemos con la fuerza laboral, intelectual y creativa de toda la población. Este debería ser el alcance del proyecto de restauración.

Si hoy en día restauramos estas ciudades sin los procedimientos necesarios, sin el cambio cultural de mentalidad de valoración de la vida humana de todos los lugares vulnerables, esta reconstrucción habrá sido en vano. Hoy nos corresponde reaccionar de modo que nuestras acciones sean preventivas, que no confiemos en la enorme capacidad de improvisación, no porque esta sea mala, sino porque no alcanza para salvar vidas.

Ideas concretas para una restauración:

- Urgencia de un plan integral de elevación de la seguridad de las poblaciones mas vulnerables (ser tercos en la aplicacion de principios basicos de garantia de salud, infraestructura, educacion basicas en las poblaciones mas vulnerables)
- Urgencia de la definicion de inversiones prioritarias
- Urgencia del alineamiento de competencias entre las entidades publicas
- Elaboracion de un sistema de lecciones aprendidas que permitan el mejoramiento continuo de los sistemas operativos del Estado a todo nivel

Cuando tengamos esto resuelto, entonces podremos soñar más concretamente sobre los beneficios del desarrollo económico. Antes, no serán sueños sino fantasías.

Estos días en Perú, luego del sismo del día 15 de agosto, hemos tenido oportunidad de ver grandes muestras de solidaridad de la población, de las empresas y del Estado. Sin embargo, como reflexiona Peru21 en su editorial de ayer, tenemos una "solidaridad desorganizada".

Esto me ha hecho reflexionar en cómo puede ayudar mejor un gerente de proyectos. Por ejemplo, hemos visto reacciones de los psicólogos, organizando brigadas de asistencia a las víctimas del terremoto que experimentan crisis psicológicas, y a los ingenieros que arman grupos de ayuda para planificar la restauración de edificaciones de emergencia.

Creo que a todos quienes gerenciamos proyectos, programas y portafolios, nos corresponde una respuesta igualmente especializada. Existe infinidad de portafolios que estructurar, muchísimos proyectos que coordinar, programas que definir y culminar. Durante estos días, si bien es cierto ha habido mucha capacidad de compromiso, una de las mayores carencias ha sido organización. Si bien es cierto es necesario que todos brinden su ayuda, lo más importante es que esta ayuda sea efectiva.

Algunas preguntas sueltas incluyen: ¿Por qué se enviaron tantos camiones con ayuda si no se priorizó la reparación de la carretera por la cual estos camiones deberían pasar? ¿Por qué no se optimizó el envío de agua y víveres con un solo viaje por carga y más bien se proliferaron los viajes y los vehículos? ¿Se hizo un plan de riesgos para ver cómo los aportes podían llegar con seguridad hasta su destino final? Todas estas preguntas no pueden nunca entenderse como reclamos, sin embargo nos hace dar cuenta que no basta con la buena voluntad, sino que hace falta gestión.

¿De donde vendrá este apoyo en gestión? Las carencias del Estado en gestión, y la inexistencia de muchos organismos operativos integrales (público-privados) para esta gestión integral podría ser cubierta si los profesionales en gestión de proyectos nos organizamos para hacerlo. El PMI en Lima puede ser un buen contacto para poder empezar a coodinar los múltiples entregables que todavía se requiere culminar.

Es necesario tener algunas pistas para luego del sismo.

Lo primero es tener conciencia que hay que intentar ser ordenado para lograr recuperar la mayor normalidad posible de las personas, familias y barrios. Esto involucra revisar si los siguientes aspectos estan cubiertos:

- Salud
- Alimentacion
- Seguridad
- Comunicaciones
- Acceso a otros servicios

En funcion de estos debemos planificar algunas de las siguientes iniciativas (recomendadas):

- Comunicacion inmediata de algun daño fisico a cualquiera de las pesonas a nuestro alrededor o nosotros mismos
- Reservar agua potable para el consumo, el agua escasea en momentos y lugares de desastre
- Guardar cuidados con la limpieza de alimentos y agua, porque la salud es lo mas valioso en momentos de desastre
- Revisar cuidadosamente los lugares donde dormimos para asegurarnos que no han quedado estructuras rotas o a punto de caer
- Planificar rondas para protegerse en grupos de familias puesto que a veces hay aprovechamiento para robos
- Planificar el consumo de alimentos y agua de los siguientes tres dias para no tener sorpresas. Si es posible planificarlo en conjunto entre varias familias, mejor, distribuyendo responsabilidades
- Establecer turnos de comunicacion con todas las entidades de ayuda, las Municipalidades, entidades de gobierno, para que mantengan informados a todos sobre los casos criticos
- Averiguar que esfuerzos se estan haciendo para poder reponer los servicios y estan pendientes de la informacion sobre suministro de servicios. Tener informacion disponible sobre las entidades de ayuda.

Espero sean ideas utiles.

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Anoche acabamos de experimentar en Peru un sismo de intensidad 7,5 (Richter). Las ciudades más afectadas son Chincha, Cañete y Pisco. Algunas de las recomendaciones más importantes de la gestión de proyectos son:

- Hagamos una evaluación de qué daños se han producido y anotemos esta información de alguna forma.
- Identifiquemos cuales son los riesgos potenciales, todos los daños que nos parezca puedan ocurrir luego del sismo
- Identifiquemos a todas las organizaciones que pueden brindar ayuda y hagamos directorios con los numeros telefonicos, correos electronicos, direcciones, o contactos de quienes puedan comunicarnos con dichas organizaciones
- Nombremos una persona (o identifiquemos una persona) que dirija el trabajo.
- Hagamos una lista priorizada de reparacion o respuesta a los daños o a las eventuales respuestas. En esta lista identifiquemos cuales son las respuestas mas urgentes.
- Luego hagamos una registro de aquellas acciones o productos que las organizaciones de ayuda ya cubran para que nosotros nos dediquemos a aquellas que no estan cubiertas. Contactemos a las organizaciones de ayuda diciendoles claramente el alcance de lo que necesitamos o suponemos ellas van a cubrir
- Atendamos las cosas mas urgentes, actualizando nuestra lista priorizada
- Organicemos grupos de trabajo, no es bueno que nadie trabaje solo, debido al cansancio, la confusion, etc.
- Al final de cada dia actualicemos nuestra lista de prioridades
- Al final de cada dia evaluemos cuanto nos falta para completar un alcance viable. No nos pongamos alcances muy grandes para el siguiente dia. Prioricemos el esfuerzo.
- Sigamos comunicandonos mas. Acordemonos que la informacion ordenada vale mucho mas que la informacion desordenada. Cuando transmitamos necesidades, hagamoslo con precision (indicar siempre personas de contacto, telefonos, cantidad de algo que necesitemos, urgencia de lo que necesitamos, etc).

Espero estas recomendaciones puedan ayudar sobre todo a quienes mas estan sufriendo en este momento. Si requieren mas apoyo en organizacion de grupos y proyectos para responder a este evento por favor no dejen de consultar. Mi solidaridad con quienes estan pasando los momentos mas dificiles