En muchas metodologías se mencionan pasos como "la identificación del problema" y "la generación de las soluciones alternativas". Una vez que se define un problema correctamente, es bastante viable definir opciones de solución. Sin embargo pocas veces se considera que este procedimiento requiere verificar una premisa muy importante, que es en función de qué aspiraciones está definido el problema.

En otras palabras, una situación que para un observador significa un problema, podría no significar un problema para otro. ¿De qué depende entonces la definición del problema?

En términos sencillos, el problema depende de la visión (punto de llegada ideal) del observador. Si el observador además es quien va a tomar las decisiones respecto a las acciones que deben ponerse en marcha en la organización para cumplir con esta visión, es más importante aun que exista una visión definida y acordada (aprobada).

Por esta razón es riesgoso utilizar el procedimiento de definición de problemas y soluciones, debido a que los problemas no tienen una definición absoluta, sino una definición relativa a la visión. Tal vez un procedimiento alternativo para generar un mayor alienamiento de acciones y logros pueda ser: Definicíón de visión > Definición de condiciones iniciales > Definición de problema > Definición de metas > Definición de soluciones.

La gran limitación de restringir el análisis a problemas y soluciones es que se incluiría sólo aspectos relacionados a situaciones y acciones y no a aspiraciones y logros, que hacen el análisis y las decisiones mucho más integrales.

Que hermoso sería que una mañana despertáramos y el Perú estuviera cambiado totalmente, el Estado una institución totalmente eficaz en los servicios al ciudadano y las empresas privadas grandes y pequeñas sostenibles y respetuosas del medio ambiente, cero contaminación en las calles y campos, producción creciente, equilibrio preciso entre agro y minería, universidades generando el número exacto de profesionales necesarios para lo que el Perú necesita para tener un crecimiento sostenible y cero pobreza y cero hambre y cero mortalidad infantil y juvenil.

Que bonito sería poder lograrlo sin hacer nada. Sin embargo esto no es posible.

Pero necesitamos acciones para alcanzar logros. Necesitamos proyectos para alcanzar objetivos. Necesitamos comprometernos con una misión para lograr una visión. Los logros no se alcanzan sin acciones.

Es muy bonito (y es legal y todos tenemos derecho) tener carreteras terminadas, tener mecanismos de exportación y tener una educación de calidad. Y está bien aspirar a tener todos los resultados que nos imaginemos. Pero todo requiere acciones que nos permitan llegar a ellos. Los proyectos son una de las herramientas para poder llegar a los resultados, y tenemos que tratarlos seriamente. Si destruimos el difícil sistema de gestión de proyectos y vendemos la idea de que sólamente pregonemos tener resultados directamente, esperando que algún acto mágico o la fuerza de nuestra aspiración automáticamente genere los resultados, estaremos veniendo ilusiones falsas.

Entendamos los proyectos como las herramientas para lograr resultados.

Los temas de proyectos de gobierno abren espacio para debates muy importantes en muchos sitios. Un esfuerzo interesante de aprovechamiento de este espacio de debate e intercambio de ideas es el blog creado por los miembros del PMI Chile, que estan planteando conversar virtualmente acerca de las barreras y potenciales de la gestion de proyectos en las entidades gubernamentales en Chile.

Creo que el debate se veria enriquecido con la participacion de todos nosotros, ademas de intercambiar experiencias de diversas realidades de gobierno en Latinoamerica.

Pueden encontrar el Blog en: Mesa de Gobierno PMI Chile

Recientemente se ha publicado el Instructivo para el Presupuesto Participativo 2008. El documento incluye algunas recomendaciones para la metodología de selección de los proyectos. Si bien es cierto la forma de gestión de los proyectos en todas las entidades ha evolucionado, todavía se enfrenta a una realidad muy exigente.

El dinero sigue embalsado y los líderes de las carteras y bancos de proyectos (los mismos alcaldes o los encargados de la evaluación de los proyectos) siguen tratando de imaginar de qué modo pueden facilitar el tortuoso proceso de selección de los proyectos, cumpliendo con la norma, pero además generando desarrollo.

Una de las alternativas es priorizar el trabajo sobre los resultados y objetivos de los proyectos y no tanto sobre las acciones, para poder discutir y poner a disposición de las poblaciones todos los datos necesarios. Tanto en el SNIP como en el Presupuesto Participativo, hay (a mi criterio) una exagerada preocupación por la selección de acciones, cuando en realidad la selección debería estar orientada a los resultados y su conexión con las necesidades reales de las poblaciones.

El Estado es capaz de generar o contratar profesionales que hagan la evaluación y formulación de proyectos. Pero de lo que no es capaz el Estado es de verificar en cada población si los resultados propuestos por el Estado coinciden con las necesidades y las sensaciones de dichas necesidades. Para esto es imprescindible la participación de la población. Creo percibir que a veces se entiende la participación ciudadana como el encargo que hace el Estado a la población para que decida qué proyectos deben implementarse, cuando es la población la que encarga al Estado la decisión técnica de qué proyectos hacer con el fin de garantizar la obtención de un resultado dado (sobre el cual sí es necesario concensuar) en un periodo determinado.

Para esto ayuda mucho la concepción de tener "cada acción emparejada con un logro". Para mayor información pueden revisar otros articulos mios relacionados con la metodología de gestión organizacional de acciones y logros (GOAL). Esta y otras herramientas que prioricen los resultados pueden resultar útiles para vincular mucho más estrechamente la participación de las poblaciones en la decisión sobre los resultados necesarios de su desarrollo sostenible.

Esta mes fui informado de mi designación como "Miembro del Año" por el Grupo de Gobierno del PMI (PMI GovSIG). El PMI GovSIG es un grupo al interior del PMI (Project Management Institute) que se dedica a tender puentes entre las herramientas de gestión y la gestión pública en todo el mundo.

Ellos han tenido la consideración de elegirme para este reconocimiento, que inmediatamente se transforma en una oportunidad para incrementar y mejorar el servicio que puedo ofrecer como profesional a las poblaciones de Perú y Latinoamérica. La profesión de gerente de proyectos ha ido creciendo en madurez y el reto que tengo es hacerlo cada día mejor y acompañado de más gente. Muchas gracias a todos lo que comparten este espacio en la tarea de hacer de la gestión en nuestro medio una herramienta para una mejor calidad de vida para todos.

Pueden encontrar más información en la revista del PMI GovSIG de este mes

De vez en cuando me dan nostalgias del futuro y me gusta pensar en cómo será la página web del SNIP en el futuro. Aqui les comparto algunos comentarios.

En las tablas de listas de proyectos, en lugar de ver los nombres de los proyectos, están los alcances de los proyectos con sus indicadores medibles, y al costado hay una barrita que va de 0% a 100% indicando el avance de cada proyecto. En el ángulo derecho superior hay un botón que dice "Resumen por Resultado del Estado" y grafica la contribución de cada proyecto a un resultado estratégico establecido por el Estado (de hecho esto ya está publicado en el Decreto Supremo 027-2007-PCM).

Los alcances son los puntos de llegada del proyecto. Si el proyecto es la acción, el alcance es el logro asociado a esa acción, así como la visión es el punto de llegada de la misión que una organización realiza o como el producto es el punto de llegada de una actividad.

En adelante seguiré compartiendo comentarios. Pero les aliento a visitar la web del SNIP, en realidad es una enorme ventaja contar con una herramienta que hace algunos años era impensable o muy difícil de tener. Debemos cuidarla y hacerla evolucionar.

(*) El SNIP es el Sistema Nacional de Inversión Pública en Perú.

Valor ganado es un concepto introducido por el PMI (Project Management Institute) para describir un indicador que permite medir el avance de un proyecto de modo concreto, sin guiarse exclusivamente por los valores tipicos:

- Horas persona trabajadas
- Dinero gastado

sino por mediciones del avance real de un proyecto, relacionandolo LUEGO con todo el resto de variables de un proyecto.

En los proyectos públicos, las entidades encargadas de garantizar la efectividad de los proyectos han medido generalmente metas financieras o metas presupuestales, restringiendo la definición de éxito de un proyecto al aspecto financiero o presupuestal. En los proyectos internos de muchas organizaciones, se suele medir la cantidad de horas-persona invertidas en una actividad o en una iniciativa. También esto restringe el concepto a la medición del tiempo.

El valor ganado trae la novedad de asociar a una variable que signifique EXITO del proyecto.

Hace algunos meses, hicimos una medición en la Escuela de Gerencia Continental (EGC), donde evaluamos dos variables:

- El dinero que había invertido el Estado Peruano, por cada departamento, entre los años 2001 y 2005 y
- El incremento del Indice de Desarrollo Humano (IDH) en el mismo periodo.

Comparando en diversas formas, logramos el gráfico adjunto. Lo que tratamos de expresar con esto es precisamente el valor ganado del "proyecto" de elevar la calidad de vida de la población peruana. Yo entiendo que el Estado Peruano es una organización ejecutora, uno de cuyos proyectos es la mejora de la calidad de vida de la población en un periodo determinado. Esta contribución que hace el Estado a la calidad de vida, debería medirse, y con este esfuerzo hecho para generar este gráfico, queremos aportar al debate para alentar dos cosas fundamentales:

- Definir el proyecto de aporte del Estado a la elevación de la calidad de vida de la población. ¿Será muy difícil o fuera de cabales hacerlo? y
- Plantear una medición del valor ganado de dicho proyecto

Espero contribuya a alentar reflexiones y acciones.

A lo largo del último año he estado en permanente contacto con varios Consejos (Consejo del Trabajo y Promoción del Empleo, Consejo de Competitividad, Consejo de Desarrollo de Micro y Pequeñas Empresas, entre otros), y cada vez he ido entendiendo mejor la enorme importancia del funcionamiento de estos Consejos para el desarrollo del Perú.

Los Consejos cumplen un rol eminentemente cultural, van instaurando y mejorando permanentemente la cultura de gestión de una nación, son los espacios privilegiados donde se debate con participación de actores públicos, privados y académicos aquellas acciones y logros que NO son de corto plazo. Aquéllos aspectos culturales que luego serán los marcos conceptuales que den contexto coherente a las políticas que tomará el Estado o algunas organizaciones privadas.

En la cúspide de la Matriz Organizacional de Acciones y Logros (MOAL), instrumento que estoy desarrollando cada vez con mayor entusiasmo y utilidad, están la Misión y Visión (el par "Acción-Logro" de mayor nivel en la gestión). Generalmente la mayoría de preocupaciones cuando se establecen los Consejos, se focaliza la atención en tener una Misión y Visión definidas y luego se da luz verde para generar tantas actividades como sea posible. Esto a veces lleva a que los Consejos se aboquen a poder cumplir todas las actividades sin medir cual es su verdadero rol.

Por ejemplo, si el Consejo Nacional del Trabajo y Promoción del Empleo creyera que su rol es normar o establecer las políticas de trabajo y promoción del empleo, ¿para qué estaría el Ministerio de Trabajo o el Congreso? Si el Consejo de Competitividad se dedicara sólo a llevar adelante proyectos de corto plazo para mostrar resultados concretos en las Regiones y Municipalidades con mayores casos de éxito, ¿para qué estarían los Gobiernos Regionales y Locales? ¿Para qué estaría el Estado, la empresa privada y otros actores?

Todos los actores tienen una enorme importancia para generar y culminar proyectos con éxito en todos los ámbitos. Los Consejos (a mi criterio, luego de haber visto algunos) tienen la tarea difícil y necesaria de generar la cultura suficiente para que todos estos actores tengan un marco conceptual referencial para saber cómo proceder y cómo generar criterios de priorización de proyectos. Ningún actor puede hacer esto por sí mismo. Se requieren los Consejos como instrumentos de contacto entre actores para poder definir los grandes criterios y orientaciones de un sector o de las acciones nacionales de mayor importancia.

Mi recomendación (considerando que me queda mucho por aprender) es aprovechar la oportunidad que tenemos de tener estos espacios privilegiados de diálogo en nuestra sociedad para encargarles esta difícil tarea de establecer la cultura de gestión de cada reto nacional de importancia que se presente (empleo pleno digno, educación de calidad, competitividad solidaria, inclusión de los emprendedores en un sistema formal exitoso y competitivo de desarrollo económico y social), de modo que los proyectos que tenemos todos los demás actores de cada reto, tengan una orientación coherente con la misión y visión que estamos aprendiendo a construir como país.